Zzp’er: cómo empezar en los Países Bajos

Esta guía te explica cómo iniciar un negocio si acabas de llegar a los Países Bajos.

Si tienes ciudadanía de la UE (Unión Europea), el EEE (Espacio Económico Europeo) o Suiza, puedes trabajar por cuenta propia sin permiso de trabajo.

Revisa tu tarjeta de residencia antes de aceptar un trabajo. Debe permitirte trabajar por cuenta propia o sin restricciones. Si no lo permite, necesitas un permiso de residencia específico para el trabajo independiente. Tu cliente también debe comprobar que tu permiso autoriza ese trabajo. La anotación ‘Arbeid is vrij toegestaan. TWV niet vereist’ significa «Puedes trabajar libremente. No necesitas una TWV (permiso de trabajo)». La guía sobre el derecho a trabajar explica las anotaciones de la tarjeta. El IND (Servicio de Inmigración y Naturalización) (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva) explica cómo solicitar el permiso específico.

Si tienes nacionalidad turca, el sistema habitual de puntos no se aplica a tu solicitud de permiso como trabajador independiente. Tu empresa aún debe aportar un interés económico esencial para los Países Bajos. RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, agencia neerlandesa para empresas) lo evalúa mediante tu plan de negocios. Revisa las reglas del IND para empresarios turcos (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva) antes de preparar la solicitud.

Las personas refugiadas de Ucrania tienen una regla específica para trabajar por cuenta propia. Si no tienes un permiso de residencia para este tipo de trabajo, tu cliente debe obtener una TWV. Inscribirte en la KVK te da un número de negocio; no te da el derecho a trabajar. El cliente también debe revisar tu situación. Si el trabajo es legalmente un empleo, pueden aplicarse las reglas de permiso para empleados.

Primero revisa los criterios de la KVK. Zzp significa ‘zelfstandige zonder personeel’, es decir, trabajador independiente sin personal. Zzp y freelance describen cómo trabajas; no son formas jurídicas. La KVK revisa si ofreces bienes o servicios de forma independiente y si recibes una remuneración comercial. También comprueba si trabajas regularmente para personas fuera de tu familia o tus amistades. Te pregunta por clientes, competencia, inversiones, riesgos y libertad para organizar tu trabajo.

Un trabajo extra ocasional puede quedar fuera de los criterios de la KVK. Aun así, los ingresos pueden estar sujetos a impuestos y pueden aplicarse las reglas del IVA.

La mayoría de quienes empiezan eligen una eenmanszaak (negocio de una persona física). Los pasos de registro que siguen corresponden a esta forma jurídica.

Una eenmanszaak no tiene la obligación de registrar un UBO (beneficiario final del negocio).

Una eenmanszaak puede tener varias actividades, nombres comerciales y empleados. Respondes personalmente por sus deudas y reclamaciones. Una bv (sociedad de responsabilidad limitada) tiene derechos y obligaciones propios y exige más trámites. También puedes responder personalmente, por ejemplo, si administras mal la sociedad o das una garantía personal. Compara el riesgo, la ganancia que esperas y los costos antes de elegir la forma jurídica.

Inscríbete entre 1 semana antes de empezar y 1 semana después, como máximo. Puedes acudir a la verificación de identidad hasta 3 meses antes del inicio. Si vas con anticipación, la KVK hace oficial el registro desde 1 semana antes de tu fecha de inicio.

Sigue estos pasos en orden:

1. Prepara el formulario de la KVK con DigiD (acceso digital a los servicios públicos).
2. Reserva una cita en una oficina de la KVK.
3. Lleva una identificación vigente y los documentos del domicilio que te pidan.
4. Paga la inscripción, que se cobra una sola vez: €85.15 en 2026. Puedes deducirla como gasto del negocio.

Para llenar el formulario necesitas un BSN (número de identificación para los servicios públicos), un nombre comercial y una descripción de tus actividades. Normalmente necesitas una dirección del negocio en los Países Bajos donde se pueda visitar la empresa. Si es distinta de tu domicilio, lleva un contrato de alquiler, un contrato de compra o una autorización firmada para usarla. Si vives en una región fronteriza, puedes usar una dirección extranjera con pruebas de que tu negocio tiene actividad regular en los Países Bajos.

La KVK envía tus datos al Belastingdienst (Administración Tributaria) (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva). Este evalúa tu situación para el IVA en un plazo de 10 días hábiles. Si te registra para el IVA, recibirás dos números por correo postal: el btw-id (número de identificación del IVA) y el omzetbelastingnummer (número para declarar el IVA). Anota tu número KVK y guarda las cartas fiscales.

Usa el btw-id en las facturas y en las comunicaciones públicas de tu negocio. Usa el omzetbelastingnummer solo con el Belastingdienst.

El Belastingdienst evalúa por separado si eres empresario para el IVA y para el impuesto sobre la renta.

Si vienes de México o Colombia, quizá conozcas el RFC (Registro Federal de Contribuyentes) o el RUT (Registro Único Tributario), que son registros fiscales. Aquí, inscribirte en la KVK no decide tu situación fiscal: espera la evaluación del Belastingdienst.

Antes de empezar, acuerda el trabajo, el precio y el pago. La cotización o el contrato deben coincidir con la forma real de trabajar. Si interviene una plataforma o un intermediario, identifica quién firma contigo, quién acepta el trabajo, quién te paga y quién dirige el trabajo diario. Pueden ser partes distintas. El intermediario no elimina el riesgo de que la relación se considere un empleo.

Incluye estos puntos en el acuerdo:

• Identifica a las partes, el trabajo, lo que entregarás, cómo lo aceptará el cliente y las fechas de inicio y fin. Define qué cuenta como trabajo adicional.
• Indica la tarifa por hora o el precio fijo, los gastos y si los precios incluyen IVA. Acuerda cuándo facturas y el plazo de pago.
• Indica quién será dueño del trabajo que crees. Acuerda la confidencialidad, las obligaciones sobre datos personales y quién aporta los equipos o accesos.
• Fija los límites de responsabilidad, los seguros exigidos y las reglas para cancelar o terminar el contrato. Acuerda cómo resolver las disputas y qué ley nacional se aplica.
• Describe la independencia, la sustitución y el riesgo comercial solo si se cumplen en la práctica. El texto del contrato no prevalece sobre el trabajo diario.

Las condiciones generales son opcionales. Si las usas, entrega al cliente una copia que pueda leer y guardar antes de aceptar el acuerdo. Registrarlas en la KVK o en un tribunal no basta.

En trabajos B2B (entre empresas) neerlandeses, el plazo de pago es de 30 días si no acuerdan otro. Normalmente, el plazo acordado no puede superar los 60 días. Para ampliarlo, debe haber una justificación de que ninguna parte resulta perjudicada. Una empresa grande debe pagar a una pyme (pequeña o mediana empresa) o a un proveedor independiente en 30 días. Después del vencimiento pueden aplicarse el interés comercial legal y un cargo mínimo de €40 por cobranza. Si el cliente es un consumidor, las reglas de aviso son distintas.

En 2026, la tasa general del IVA neerlandés es del 21 %. La tasa del 9 % y las exenciones se aplican a ciertos bienes o servicios que cumplen las condiciones. La salud y la educación tienen condiciones de exención. Comprueba si tu servicio las cumple.

El IVA de un trabajo para un cliente extranjero depende del servicio y del cliente. En muchos servicios a una empresa de la UE, el cliente declara y paga el IVA mediante la inversión del sujeto pasivo. Verifica su número de IVA. Incluye los dos identificadores de IVA y ‘btw verlegd’ (IVA a cargo del cliente) en la factura. Normalmente también debes declarar el servicio en una ICP (declaración de operaciones intracomunitarias).

Los servicios a clientes particulares extranjeros suelen llevar IVA neerlandés. Hay excepciones para servicios digitales, inmuebles, eventos y otros servicios. Antes de facturar, usa la herramienta del Belastingdienst para el IVA de servicios internacionales (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva). Comprueba el país del cliente y el tipo de servicio.

Una factura completa suele necesitar estos datos:

• Tu nombre legal o un nombre comercial registrado con tu dirección y localidad. Incluye tu dirección, el btw-id y, si estás registrado, el número KVK. Añade el nombre y la dirección del cliente.
• Un número de factura único y correlativo y la fecha de emisión.
• Una descripción clara, la cantidad o el alcance del servicio y la fecha de entrega o del pago anticipado.
• El importe sin IVA, el precio unitario cuando corresponda, la tasa de IVA y el importe del IVA. Separa los importes netos de entregas con tasas distintas. Si hay exención o inversión del sujeto pasivo, usa el texto obligatorio.
• El identificador de IVA del cliente cuando sea obligatorio en una operación con una empresa de la UE.

Incluye también el total, el plazo de pago acordado y los datos bancarios para que el cliente pueda pagar. Pueden aplicarse otras reglas, por ejemplo, en facturas simplificadas u operaciones internacionales.

Emite la factura a más tardar el día 15 del mes posterior a la entrega. En el factuurstelsel (sistema contable por facturas), la fecha de la factura suele determinar el periodo del IVA, aunque el cliente no haya pagado. Si facturas tarde, declara el IVA en el periodo en que debiste emitir la factura. En el kasstelsel (sistema contable por cobros), el IVA corresponde a los pagos recibidos. Revisa qué sistema se aplica a tu negocio.

Presenta la declaración en Mijn Belastingdienst Zakelijk (portal fiscal para negocios) (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva). Usa el periodo indicado en tu carta fiscal, que suele ser trimestral. Para un negocio establecido en los Países Bajos, las declaraciones mensuales y trimestrales y sus pagos vencen el último día del mes siguiente. La declaración anual de 2026 vence el 31 de marzo de 2027. Comprueba el plazo que te asignaron.

Si te piden una declaración, preséntala en cero aunque no hayas facturado. El Belastingdienst no te envía una solicitud de pago después de declarar. Usa la referencia de pago y paga a tiempo. Sigue presentando las declaraciones solicitadas hasta que el portal o una carta confirmen que terminó la obligación.

En 2026, la KOR (régimen de IVA para pequeños negocios) es opcional si eres empresario para el IVA y tu negocio está establecido en los Países Bajos. La facturación que cuenta para el régimen no debe superar €20 000 en el año calendario de la solicitud ni en el anterior. Las condiciones de la KOR del Belastingdienst (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva) explican qué ingresos cuentan.

Para entrar en la KOR:

1. Espera a recibir los dos números de IVA.
2. Solicita la KOR en Mijn Belastingdienst Zakelijk al menos 4 semanas antes de la fecha de inicio que buscas.
3. Sigue declarando hasta que la carta de confirmación indique la fecha de inicio.

La participación puede empezar, como pronto, en el siguiente trimestre o periodo de declaración.

En la KOR, normalmente no cobras IVA ni presentas declaraciones periódicas de IVA. Tampoco puedes deducir el IVA de tus compras. Puede ser necesario ajustar el IVA que ya dedujiste por inversiones.

Las reglas habituales del IVA siguen aplicándose si vendes terrenos o edificios usados en el negocio, o derechos sobre ellos. También se aplican si entregas medios de transporte nuevos o casi nuevos a otro país de la UE. En algunos casos debes presentar una declaración ocasional de IVA. Revisa la guía del Belastingdienst sobre declaraciones ocasionales de IVA (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva). Si te corresponde declarar, solicita tú la declaración por escrito a tu oficina fiscal después del trimestre correspondiente.

Si una operación hace que la facturación anual supere €20 000, toda esa operación lleva IVA. Debes salir de la KOR de inmediato. Para salir por decisión propia, solicítalo al menos 4 semanas antes del inicio del periodo de declaración en que quieras salir. Después, no puedes volver durante el resto de ese año calendario ni durante el siguiente.

En una eenmanszaak, la ganancia es la facturación menos los gastos permitidos del negocio. Tener un registro KVK y estar registrado para el IVA no te convierte automáticamente en empresario para el impuesto sobre la renta. El Belastingdienst evalúa tu independencia, la continuidad, la ganancia esperada, el tamaño del negocio, los clientes y el riesgo comercial.

Si tu trabajo no es un empleo ni una actividad empresarial para el impuesto sobre la renta, decláralo como inkomsten uit overig werk (ingresos de otras actividades). Puedes tener derecho a deducir los gastos relacionados. No puedes usar las deducciones para empresarios ni la mkb-winstvrijstelling (exención de parte de la ganancia empresarial).

Deduce solo la parte de un gasto que corresponde al negocio. Los gastos personales no reducen la ganancia empresarial. Divide los gastos mixtos de teléfono, viajes y equipos entre uso comercial y personal. El espacio de trabajo en casa solo es deducible en casos limitados. Si compras un bien duradero, quizá debas repartir la deducción entre varios años. Recuperar el IVA de una compra es un cálculo distinto de deducir el gasto para el impuesto sobre la renta.

La ganancia empresarial o los ingresos de otras actividades también pueden generar una liquidación Zvw separada. En 2026, la tasa es del 4.85 % y la base máxima es de €79 409. La declaración calcula la base y tiene en cuenta tus otros ingresos. Durante el año puedes solicitar o modificar las liquidaciones provisionales de renta y Zvw.

La guía del impuesto sobre la renta para recién llegados explica la box 1 (categoría de ingresos del trabajo y la vivienda) y las declaraciones del año en que migras.

En 2026, primero se restan de la ganancia las deducciones en euros. Después, la mkb-winstvrijstelling del 12.7 % se aplica a la ganancia restante. Revisa las condiciones de cada beneficio en la tabla.

La zelfstandigenaftrek normalmente no puede superar tu ganancia antes de las deducciones empresariales. Ese límite no se aplica si cumples los requisitos de la startersaftrek. Puedes usar una cantidad pendiente en los 9 años siguientes. Solo puedes restarla de la ganancia que supere la zelfstandigenaftrek de ese año.

El urencriterium (requisito de horas) exige al menos 1225 horas de trabajo en el negocio durante el año calendario. Si empiezas a mitad de año, el mínimo no baja. Pueden contar la administración, la búsqueda de clientes y el desarrollo de productos, si realmente dedicas ese tiempo y lo registras. Lleva un registro con fechas que indique lo que hiciste.

Normalmente debes dedicar al negocio más de la mitad de todo tu tiempo de trabajo. Este segundo requisito no se aplica si no fuiste empresario en al menos 1 de los 5 años anteriores.

En 2026, el ahorro fiscal de las deducciones empresariales y de la mkb-winstvrijstelling está limitado a una tasa del 37.56 %.

En 2026, una persona que empieza, cumple los requisitos y aún no tiene la edad AOW obtiene €40 000 de ganancia antes de las deducciones empresariales. Resta €1200 de zelfstandigenaftrek y €2123 de startersaftrek. Quedan €36 677. La mkb-winstvrijstelling del 12.7 % equivale a unos €4658. La ganancia sobre la que se calcula el impuesto queda en unos €32 019. Las deducciones reducen esa base en unos €7981; no ahorras esa cantidad en impuestos. El impuesto final depende de las tasas, los créditos fiscales y los demás ingresos.

Schijnzelfstandigheid (falso trabajo independiente) significa presentar como un encargo un trabajo que legalmente es un empleo. La Wet DBA (Ley de desregulación de las relaciones laborales) trata las responsabilidades del cliente y de quien trabaja por cuenta propia. Para evaluar la relación, se consideran todas las circunstancias en conjunto.

La evaluación considera estos factores:

• El tipo y la duración del trabajo, y quién decide cómo y cuándo lo realizas.
• Cómo encaja tu trabajo en la organización del cliente y si debes hacerlo personalmente.
• Cómo llegaron al acuerdo, cómo se fija y se paga la remuneración y cuánto cobras.
• Tu riesgo comercial y tu actividad como empresario fuera de este encargo.

Ningún factor decide por sí solo el resultado. Una tarifa alta, varios clientes, una bv o una cláusula de sustitución no bastan para demostrar que el trabajo es independiente. Si interviene una plataforma o un intermediario, revisa quién dirige el trabajo, incluido el cliente final. Identifica cuál de esas partes es tu cliente legal.

El Belastingdienst retomó la fiscalización habitual el 1 de enero de 2025. Las correcciones normalmente no abarcan periodos anteriores a esa fecha. La mala fe o el incumplimiento de instrucciones pueden permitir correcciones de periodos anteriores, generalmente hasta 5 años atrás. En 2026, el Belastingdienst puede imponer multas por incumplimientos deliberados o por negligencia grave. Indica que en 2026 no impone multas por incumplimientos formales.

Desde el 6 de septiembre de 2024, el Belastingdienst no evalúa nuevos contratos modelo. Los aprobados y vigentes ese día pueden usarse hasta el 31 de diciembre de 2029, aunque indiquen una fecha de vencimiento anterior. La forma real de trabajar debe coincidir con el contrato.

La Zelfstandigenwet (Ley del Trabajo Independiente) propuesta todavía no está en vigor. Se aprobó una ley distinta que permite presumir legalmente que hay empleo cuando la tarifa por hora es baja. Esa ley entra en vigor el 31 de diciembre de 2026.

Si tu cliente dirige tu trabajo dentro de su organización y tú asumes poco riesgo comercial, revisa si la relación es un empleo. Hablen de un resultado concreto, de tu libertad para decidir cómo y cuándo trabajar y de un riesgo comercial real. Después vuelvan a evaluar todos los hechos.

Los ingresos por cuenta propia no incluyen automáticamente los seguros ni la pensión de un empleado. Incluye el costo de la cobertura en tu tarifa antes de compararla con el pago bruto por hora de un empleado. Revisa estos riesgos:

Si vienes de España o Argentina, quizá conozcas las cuotas de autónomos o el monotributo, que incluyen aportes a la seguridad social. En los Países Bajos, revisa por separado la cobertura por enfermedad, incapacidad y pensión: facturar no te da automáticamente la protección de un empleado.

• Enfermedad e incapacidad: compara una AOV (seguro de incapacidad) privada con los seguros voluntarios de enfermedad y WIA (seguro de incapacidad laboral de larga duración) del UWV (Organismo de Seguros para Empleados) (Sitio externo, se abre en una pestaña nueva).
• Responsabilidad: el seguro de responsabilidad empresarial cubre lesiones o daños materiales. El seguro de responsabilidad profesional cubre pérdidas económicas por un error profesional. Tu profesión, sector o cliente pueden exigir cobertura.
• Embarazo: si cumples los requisitos, puedes solicitar la ZEZ (prestación de maternidad para quienes trabajan por cuenta propia).
• Ingresos bajos: pregunta a tu gemeente (municipio) si puedes recibir Bbz (apoyo para trabajadores independientes). El municipio evalúa tus circunstancias y tu negocio.
• Desempleo: los encargos independientes normalmente no generan derechos a WW (prestación por desempleo). Mantén una reserva de emergencia y revisa las reglas de terminación y preaviso.
• Pensión: la AOW suele acumularse a razón del 2 % por cada año asegurado. Si llegaste hace poco, puedes recibir menos que la pensión completa. Un plan de pensiones del sector puede ser obligatorio. En otros casos, considera una renta vitalicia u otro ahorro privado.

La AOV generalmente es voluntaria. La cobertura del UWV depende de tu seguro previo. Normalmente debes solicitarla dentro de las 13 semanas después de que termine tu seguro obligatorio como empleado.

La vía habitual del UWV exige haber tenido cobertura obligatoria de enfermedad e incapacidad durante el año anterior al inicio de la actividad independiente. La interrupción no puede superar los 60 días. Si sigues trabajando también como empleado, puedes solicitarla en cualquier momento con al menos 3 años de cobertura obligatoria previa. Revisa tu vía con el UWV cuando dejes un empleo o reduzcas tu jornada.

El seguro básico obligatorio por incapacidad sigue siendo una propuesta. El proyecto de Wet BAZ (Ley del Seguro Básico de Incapacidad para Trabajadores Independientes) se presentó ante la Tweede Kamer (Cámara de Representantes) el 23 de marzo de 2026. Sus reglas y su fecha de inicio no están definidas. Mantén la cobertura que necesites mientras se estudia el proyecto.

Trabajar por cuenta propia no elimina la obligación de tener el seguro médico básico neerlandés cuando las reglas de aseguramiento del país te correspondan. La guía del seguro médico explica cómo comprobarlo, también si tu situación abarca más de un país.

Organiza los registros, la cuenta bancaria y los plazos del negocio:

• Conserva facturas, contratos, movimientos bancarios y los registros de respaldo del negocio durante al menos 7 años. Guarda durante 10 años los registros de inmuebles y del régimen de IVA de la Unión OSS (ventanilla única). Mantén los registros digitales en formato digital, con el software necesario para leerlos y buscar información.
• Revisa las condiciones de tu banco. Una eenmanszaak no está obligada por ley a tener una cuenta empresarial. El banco puede prohibir usar una cuenta personal para el negocio. Separar las cuentas facilita el control del IVA, los gastos y las facturas pendientes.
• Anota los periodos de IVA, las declaraciones ICP que correspondan, la renta anual, las liquidaciones provisionales y la Zvw. Controla también las renovaciones de seguros y el fin de los contratos. Usar software o contratar a un asesor es opcional; los gastos de software y asesoría para el negocio pueden ser deducibles.

Para cerrar una eenmanszaak, sigue este orden:

1. Termina o transfiere los encargos.
2. Cobra las facturas pendientes.
3. Paga las deudas.
4. Decide qué harás con las existencias y los bienes del negocio.
5. Revisa los plazos de preaviso, las reclamaciones pendientes y la cobertura para futuras reclamaciones.
6. Termina o ajusta los contratos y los seguros.
7. Cancela el registro en la KVK.

La KVK avisa al Belastingdienst cuando cancelas el registro. Sigue presentando todas las declaraciones que te pidan en Mijn Belastingdienst Zakelijk. Espera la carta sobre la última declaración del IVA. Si pasas a uso personal bienes cuyo IVA habías deducido, puedes tener que pagar IVA sobre su valor actual.

Declara los resultados del cierre, incluida una posible stakingswinst (ganancia por cierre del negocio), en la declaración de renta del año en que cierras.

Conserva los documentos durante todo el plazo obligatorio.

Pregunta al banco cuánto tiempo puedes mantener abierta la cuenta después de cancelar el registro. Descarga los estados de cuenta y guarda los documentos finales antes de cerrar los accesos.

Las cláusulas de un contrato no corrigen una relación que funciona como un empleo. Revisa quién fija los horarios, los métodos, el lugar y las vacaciones. Anota cómo encaja tu trabajo en el equipo. Registra quién asume el riesgo de repetir un trabajo o no cobrar. Comprueba si realmente puedes enviar a otra persona en tu lugar. Cambien juntos la relación real o pasen a un contrato laboral. La guía de contratos laborales explica las protecciones del empleado que se aplicarían.

Comprueba que el cliente legal recibió una factura válida. Revisa si discute la aceptación del trabajo. Envía un recordatorio por escrito, guarda pruebas de la entrega y sigue el contrato. En una deuda comercial neerlandesa pueden aplicarse el interés comercial legal y un cargo mínimo de €40 por cobranza desde el día siguiente al vencimiento. Si el cliente es un consumidor, envía un aviso que indique los gastos de cobranza. Espera a que termine su plazo de pago de 14 días antes de cobrarlos. Busca asesoría antes de avanzar con una reclamación discutida o internacional.

Actualiza tus registros y la estimación de ganancia. Separa el IVA y solicita liquidaciones provisionales de renta y Zvw. Cambia la estimación si varían la ganancia u otros ingresos. Si no puedes pagar a tiempo, contacta al Belastingdienst antes del vencimiento. Aun así, debes presentar la declaración.

Debes tener la autorización necesaria para el trabajo antes de aceptarlo o facturarlo. Si eres refugiado de Ucrania y no tienes un permiso de residencia para trabajar por cuenta propia, el cliente debe obtener una TWV. Pregunta al IND qué vía te corresponde. Un número KVK, un contrato o una cuenta en una plataforma no anulan la anotación de tu tarjeta de residencia. Si el trabajo es legalmente un empleo, el cliente puede necesitar la vía de permiso para empleados.

Si tienes dudas sobre impuestos, permisos o la relación laboral, consulta a la autoridad correspondiente o a un asesor calificado antes de tu primera factura.

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