Ziekmelding in Nederland: hoe je je ziek meldt, het loon dat je werkgever twee jaar moet doorbetalen, en wat de bedrijfsarts mag vragen

In Nederland meld je je ziek bij je werkgever, niet bij een dokter. Er is geen ziekmeldingsbriefje van je huisarts. Je werkgever blijft je loon tot maximaal twee jaar doorbetalen en schakelt een bedrijfsarts in om te adviseren over je terugkeer naar werk. Vanaf week zes hebben jij en je werkgever allebei verplichtingen volgens een vast tijdschema. Dat tijdschema komt uit de Wet verbetering poortwachter. Als jij je deel niet nakomt, kan je werkgever de loondoorbetaling opschorten of stopzetten. Als je werkgever zijn deel niet nakomt, kan UWV, het landelijk instituut voor werknemersverzekeringen, een derde jaar loondoorbetaling opleggen. Deze gids behandelt hoe je je ziek meldt, wat je uitbetaald krijgt, wat je werkgever wel en niet mag vragen, de stappen week na week, en wat er gebeurt als je contract afloopt terwijl je nog ziek bent.

Meld je bij je werkgever zodra je weet dat je niet kunt werken. Business.gov.nl is de informatiedienst van de overheid voor ondernemers. Daar staat de regel: je moet je onmiddellijk ziek melden bij je werkgever. Hoe je dat meldt, staat in je arbeidscontract, de CAO of het bedrijfsreglement. Die regels zijn meestal specifiek. Een veelvoorkomende regel is een telefoontje naar je eigen leidinggevende vóór een vast tijdstip, bijvoorbeeld 09:00, op elke dag dat je afwezig bent aan het begin van je ziekte. Sommige bedrijven willen ook wekelijks op een vast moment gebeld worden. Zoek de regels op voordat je ziek wordt. Je contract of personeelshandboek noemt ze het verzuimprotocol of verzuimreglement.

Deze regel is belangrijk omdat de wet je werkgever toestaat je loon op te schorten als je de benodigde informatie niet verstrekt op de manier die schriftelijk is vastgelegd. Dat staat in artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek, het artikel dat de loondoorbetaling bij ziekte regelt. Je krijgt het opgeschorte loon zodra je alsnog voldoet. Je werkgever moet je onmiddellijk laten weten dat hij de betaling opschort, en mag die reden later niet meer gebruiken als hij daarover heeft gezwegen.

Houd de ziekmelding zelf kort. Je hoeft je ziekte niet te omschrijven.

• Zeg dat je ziek bent en vandaag niet kunt werken.
• Geef het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent, en het adres waar je verblijft als dat niet je thuisadres is.
• Geef ongeveer aan wanneer je verwacht weer terug te zijn. Een inschatting is genoeg.
• Draag het dringende werk over: benoem de taken en afspraken die iemand anders moet overnemen.
• Je hoeft niet te zeggen wat er met je aan de hand is, en je werkgever mag dat niet vragen.

Je werkgever meldt je vervolgens aan bij de arbodienst (arbeidsomstandighedendienst) of de bedrijfsarts. Dat moet binnen een week na je eerste ziektedag gebeuren. Je regelt dit niet zelf. Als je via een uitzendbureau werkt, meld je je ziek bij zowel het uitzendbureau als het bedrijf waar je feitelijk werkt. Beide meldingen zijn verplicht, en uitzendcontracten hebben hun eigen regels over wachtdagen en over contracten die eindigen op het moment dat je ziek wordt. De gids over uitzendwerk behandelt die fases.

Een Nederlandse arts geeft geen geneeskundige verklaring af over zijn eigen patiënten. De KNMG, de Nederlandse artsenvereniging, legt dit duidelijk vast. Alleen een onafhankelijke arts mag beoordelen of iemand kan werken, studeren of autorijden. De reden is dat een behandelend arts zich moet concentreren op je behandeling en je vertrouwen moet behouden. Je huisarts geeft je dus geen briefje voor je werkgever, en dat heb je ook niet nodig. Die beoordeling is de taak van de bedrijfsarts. Als een werkgever, een uitzendbureau of een taalschool om een doktersverklaring vraagt, zeg dan dat Nederlandse artsen die niet afgeven en verwijs in plaats daarvan naar de bedrijfsarts. De gids over de huisarts legt uit wat je huisarts wel doet.

Gezondheidsgegevens vallen onder een bijzondere categorie persoonsgegevens onder de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op gegevensbescherming, publiceert de exacte lijst van wat een werkgever mag vastleggen als je je ziek meldt:

• Het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent, en het adres waar je verblijft.
• Hoe lang je denkt dat de ziekte zal duren.
• Je lopende taken en afspraken.
• Of de ziekte verband houdt met een bedrijfsongeval.
• Of het om een verkeersongeval gaat waarbij de werkgever de kosten kan verhalen op de veroorzaker.
• Of je onder een van de vier vangnetregelingen van de Ziektewet valt. Meestal hoef je niet te zeggen om welke het gaat.

De aard en oorzaak van je ziekte staan niet op die lijst. Je werkgever mag daar niet naar vragen. Als je zelf aan je werkgever vertelt wat er met je aan de hand is, mag hij dat nog steeds niet vastleggen, delen of gebruiken om te beoordelen of je kunt werken. Jouw toestemming verandert daar niets aan. De toezichthouder legt uit waarom: je bent financieel afhankelijk van je werkgever, dus toestemming die je op het werk geeft, is nooit vrijwillig. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag medische informatie opvragen en bewaren.

Dit bepaalt ook wie mag controleren of je echt ziek bent. Je werkgever mag dat zelf niet controleren. Hij mag de arbodienst of bedrijfsarts vragen dit te doen. Hij mag verlangen dat je op het spreekuur van de bedrijfsarts komt als je in staat bent te reizen, en hij mag tijden vaststellen waarop je thuis bereikbaar moet zijn. Hij mag niet verlangen dat je de hele dag thuisblijft. Als je na je ziekmelding een medische vragenlijst van de arbodienst krijgt, moet je die invullen. De arbodienst mag deze niet aan je werkgever doorgeven, ook niet als je daarmee instemt. Je werkgever mag je zo'n vragenlijst niet rechtstreeks sturen.

Rijksoverheid verdeelt de twee jaar in twee helften. Het percentage blijft gelijk. De bodem eronder verdwijnt na 52 weken.

70% is het wettelijk minimum. Veel CAO's betalen meer. Ook je individuele contract kan meer beloven. Zoek het artikel over loondoorbetaling bij ziekte op in je CAO voordat je ervan uitgaat dat je terugvalt naar 70%, want het verschil over twee jaar is groot. Er is één groep die wettelijk 100% krijgt: mensen die ziek zijn door orgaandonatie, zwangerschap of bevalling.

Wachtdagen kunnen je de eerste dag of de eerste twee dagen loon kosten. Rijksoverheid legt uit wanneer deze gelden. Twee begrenzingen beschermen je. De wet staat maximaal twee onbetaalde dagen toe, en alleen als je arbeidscontract of CAO dat daadwerkelijk bepaalt. Als niets is afgesproken, krijg je vanaf dag één betaald. En wachtdagen gelden niet als je al eerder ziek was en binnen vier weken opnieuw ziek wordt.

De vierwekenregel beïnvloedt ook de tweejaarstermijn. Twee ziekteperiodes die elkaar binnen vier weken opvolgen, tellen als één periode. Als je 10 weken ziek was, weer aan het werk ging en drie weken later opnieuw ziek wordt, begint de nieuwe periode in week 11 van dezelfde tweejaarstermijn. Hij begint niet opnieuw bij nul. Dit is vooral belangrijk tegen het einde van het tweede jaar.

De bedrijfsarts is een geregistreerde medisch specialist op het gebied van arbeid en gezondheid, ingehuurd door je werkgever via de arbodienst. Arboportaal, de site over arbeidsomstandigheden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, beschrijft de rol: de bedrijfsarts adviseert onafhankelijk van je werkgever en heeft een medisch beroepsgeheim. Hij behandelt je niet. Hij beoordeelt wat je nog kunt doen, wat je niet kunt doen, en hoe lang de afwezigheid waarschijnlijk zal duren.

De bedrijfsarts geeft alleen beperkte informatie door. Hij mag je werkgever de verwachte duur van de afwezigheid en je beperkingen en mogelijkheden meedelen. Je diagnose blijft bij de arts. Je werkgever bespreekt vervolgens met je wat die beperkingen betekenen voor je werk, niet je aandoening zelf.

Je kunt de bedrijfsarts ook bezoeken als je niet ziek bent. De Arbeidsomstandighedenwet vereist effectieve toegang tot een bedrijfsarts en omvat vragen over werk en gezondheid, los van verzuimbegeleiding. Gebruik dit als het werk je ziek maakt en je verzuim wilt voorkomen. Je werkgever regelt de toegang in het contract met de arbodienst, dus vraag bij HR hoe je een afspraak kunt maken.

De Wet verbetering poortwachter legt vast wat er wanneer moet gebeuren. Onderstaande termijnen komen uit de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en uit de re-integratiestappen die werkgevers moeten volgen. Elke week telt vanaf je eerste ziektedag.

De 42e-weeksmelding is de taak van je werkgever, en een te late melding kost hem een boete van maximaal €455. Het is de moeite waard om te controleren of dit gebeurd is, want de brieven die UWV je stuurt, volgen hieruit.

Stuur de WIA-aanvraag op tijd. Als je zonder goede reden te laat aanvraagt, verlies je het recht op loon over de periode van de vertraging, en de tweejaarstermijn wordt met de duur van de vertraging verlengd. Je stuurt de aanvraag samen met het complete re-integratieverslag mee. Dat dossier bestaat uit bovengenoemde documenten: probleemanalyse, plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie, een actueel oordeel van de bedrijfsarts, en de eindevaluatie. Je werkgever moet je van elk document een kopie geven, en jij bent degene die verantwoordelijk is voor het volledig aanleveren van het dossier bij UWV. Vraag om kopieën zodra ze gemaakt zijn, niet pas in week 90.

Het schema beschermt je ook. Als UWV vaststelt dat je werkgever onvoldoende inspanning heeft geleverd, kan het een loonsanctie opleggen en de betalingsplicht met maximaal een jaar verlengen. Tijdens dat extra jaar kan je werkgever je nog steeds niet ontslaan. Werkgever en werknemer kunnen UWV ook samen vragen om de loondoorbetalingsperiode vrijwillig te verlengen, wanneer volledige terugkeer dichtbij lijkt maar meer tijd nodig heeft. Dat gezamenlijke verzoek moet uiterlijk 13 weken voor het einde van de twee jaar worden ingediend.

Re-integratie betekent zelden wachten tot je 100% hersteld bent. De wet zegt dat je werkgever eerst je terugkeer binnen het eigen bedrijf moet bevorderen. Dat kan je oude functie zijn met aangepaste uren, aangepaste taken, een gewijzigde werkplek, of een andere functie binnen hetzelfde bedrijf. Dit is het eerste spoor. Als duidelijk is dat je je eigen werk niet kunt doen en er geen ander passend werk binnen het bedrijf is, moet je werkgever passend werk zoeken bij een andere werkgever. Dat is het tweede spoor, en dit loopt terwijl je nog recht op loon hebt.

Passende arbeid wordt in het Burgerlijk Wetboek gedefinieerd als al het werk dat aansluit bij jouw krachten en bekwaamheden, tenzij aanvaarding daarvan om lichamelijke, geestelijke of sociale redenen redelijkerwijs niet van je kan worden gevraagd. Het is een ruime definitie. Passend werk zonder goede reden weigeren betekent dat je voor die tijd het recht op loon verliest, en het kan leiden tot ontslag. Als je vindt dat het aangeboden werk niet past, weiger het dan niet zomaar. Geef schriftelijk aan waarom en vraag een deskundigenoordeel aan, beschreven in de volgende sectie.

Er zijn twee aparte routes, en ze beantwoorden verschillende vragen. Gebruik de juiste.

Een second opinion gaat over het medisch advies van de bedrijfsarts. Als je twijfelt of het advies juist is, kun je je bedrijfsarts vragen je door te verwijzen naar een andere bedrijfsarts. De wet zegt dat hij dit verzoek zo snel mogelijk moet honoreren, tenzij er zwaarwegende argumenten tegen zijn, die hij aan je moet uitleggen. De andere arts mag niet bij dezelfde arbodienst of hetzelfde bedrijf werken. Je contract met de arbodienst vermeldt welke artsen geraadpleegd kunnen worden. Na de second opinion beslis jij of het advies wordt gedeeld met de eerste bedrijfsarts.

Een deskundigenoordeel gaat over de re-integratie zelf, en komt van UWV. Voor een werknemer beantwoordt het een van deze vragen:

• Kun je weer volledig werken zonder aanpassingen?
• Is het werk dat je gevraagd wordt te doen passend?
• Doe jij genoeg voor de re-integratie?
• Doet je werkgever genoeg voor de re-integratie?

Het kost €100 voor een werknemer en €400 voor een werkgever, en je hebt een apart verzoek nodig voor elke situatie die je beoordeeld wilt hebben. Werkgevers kunnen ook vragen stellen over frequent ziekteverzuim van een werknemer, en zij betalen niets wanneer het verzoek wordt gedaan ter onderbouwing van een ontslag omdat de werknemer niet meewerkt aan de re-integratie, of vanwege frequent ziekteverzuim. Het antwoord duurt meestal ongeveer vier weken, al waarschuwt UWV dat het momenteel meer aanvragen dan gebruikelijk verwerkt. Het oordeel is een advies, dus niemand is verplicht het op te volgen en er is geen bezwaarprocedure. Het weegt toch zwaar mee, omdat UWV het later gebruikt bij de beoordeling van het re-integratieverslag.

Als het geschil gaat over onbetaald loon en je naar de rechter wilt, heb je eerst het deskundigenoordeel nodig. Het Burgerlijk Wetboek verplicht een rechter een loonvordering af te wijzen die niet vergezeld gaat van een deskundigenverklaring van een door UWV aangewezen deskundige. Let hierop bij het formulier: als het geschil gaat over de vraag of loon betaald moet worden, moet je dat op de aanvraag aankruisen.

Loondoorbetaling bij ziekte komt alleen van je werkgever zolang je een werkgever hebt. Als dat ophoudt, neemt de Ziektewet het over via UWV. Een Ziektewet-uitkering is meestal 70% van je dagloon, met het maximumdagloon als plafond, en loopt in totaal maximaal twee jaar.

• Je tijdelijke contract eindigt terwijl je ziek bent: je werkgever meldt je op de laatste dag van het contract ziek bij UWV. UWV beslist binnen 4 weken of je een Ziektewet-uitkering krijgt, en vanaf die dag is UWV verantwoordelijk voor je re-integratie.
• Je wordt binnen 4 weken na het einde van je baan ziek en je hebt nog geen WW: je belt zelf UWV, uiterlijk op de tweede ziektedag.
• Je hebt een WW-uitkering: meld je ziek via Mijn UWV of de UWV-app, uiterlijk op de tweede dag. De eerste 13 weken behoud je meestal de WW-uitkering. Na 13 weken wordt het een Ziektewet-uitkering, en na afloop van die ziekte vraag je opnieuw WW aan.
• Je werkt via een uitzendbureau op een contract dat eindigt op het moment dat je ziek wordt: je kunt vanaf de tweede ziektedag recht hebben op een Ziektewet-uitkering.
• Je begint een nieuwe baan en bent op je eerste werkdag daar nog ziek. Je nieuwe werkgever betaalt je loon en neemt de re-integratie over, en de tweejaarstermijn blijft doorlopen vanaf je oorspronkelijke eerste ziektedag.

Het meest voorkomende probleem is dat niemand de melding doet. Als je contract deze maand afloopt en je bent ziek, vraag je werkgever dan schriftelijk om te bevestigen dat hij de ziekmelding op je laatste werkdag bij UWV indient. Als de werkgever dit niet kan of wil doen, bel dan zelf UWV vóór de tweede ziektedag. Wacht niet op een brief. De gids over WW behandelt wat er rond dit alles gebeurt met je werkloosheidsuitkering, en werkrechten per verblijfsvergunning behandelt wie welke uitkering mag aanvragen bij welke vergunning.

Als je ziek wordt tijdens een geboekte vakantie, meld je je op de normale manier ziek. Dagen waarop je ziek bent tijdens een geplande vakantie tellen niet als vakantiedagen, tenzij je daar in dat specifieke geval mee instemt. Er is één uitzondering: een schriftelijke afspraak kan bepalen dat dagen boven het wettelijk minimum wel als vakantiedagen tellen als je ziek bent. De dagen kunnen dus terugkomen op je vakantiesaldo, en het is de moeite waard hierom te vragen.

Je kunt ook vakantie opnemen terwijl je ziek bent. Vraag eerst toestemming aan je werkgever, want je re-integratieafspraken moeten dan verzet worden. Vakantiedagen worden voor 100% van je loon uitbetaald, ook in een periode waarin je ziekengeld 70% is.

Tijdens ziekte kan je werkgever je geen ontslag geven. Het Burgerlijk Wetboek verbiedt ontslag zolang je niet kunt werken. Er zijn twee uitzonderingen. Het verbod stopt zodra de ziekte al minstens twee jaar duurt. Het geldt ook niet wanneer de ziekte is begonnen nadat UWV al een ontslagaanvraag had ontvangen. Een geldige proeftijd valt ook buiten deze bescherming, dus een werkgever kan de baan tijdens de proeftijd beëindigen, ook als je ziek bent. Als je wordt ontslagen tijdens ziekte of na een periode van ziekte, behoud je je recht op de transitievergoeding. De gids over arbeidscontracten behandelt contractvormen, proeftijden en de ontslagroutes uitgebreid.

Bedrijfsregels vereisen vaak een telefoontje naar je eigen leidinggevende, en een app-bericht aan een collega telt dan niet. De werkgever kan de betaling dan opschorten, omdat je de informatie niet op de vereiste manier hebt verstrekt. Los het dezelfde dag op: bel je leidinggevende, zeg wanneer je voor het eerst niet meer kon werken, en vraag hem schriftelijk te bevestigen dat de ziekmelding vanaf die datum is geregistreerd. Opgeschort loon wordt alsnog uitbetaald zodra je voldoet. Je werkgever moet je ook onmiddellijk hebben laten weten dat hij de betaling opschortte; als je dit voor het eerst via de loonstrook hoorde, zeg dat dan ook.

Dit komt vaak voor, en is vaak goedbedoeld. Je kunt antwoorden met wat de wet verwacht: hoe lang je denkt weg te blijven, wat er overgenomen moet worden, en waar je bereikbaar bent. Als de vraag blijft komen, is één zin meestal genoeg om het te beëindigen: 'Ik bespreek de medische kant liever met de bedrijfsarts, die kan aangeven wat ik wel en niet kan.' Als je werkgever toch medische details vastlegt, of collega's daarnaar laat vragen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens nadat je dit eerst bij je werkgever hebt aangekaart.

Mis het spreekuur niet zonder iemand te laten weten. Het is de enige wettelijke manier waarop je werkgever kan achterhalen wat je nog kunt doen, en je loon kan worden opgeschort. Bel de arbodienst zodra je de uitnodiging krijgt als je niet kunt reizen. Vraag om een telefonisch consult of een huisbezoek. Als je gewoon niet verschijnt, kun je verwachten dat de betaling wordt opgeschort. Weigeren mee te werken aan het plan van aanpak, of passend werk weigeren zonder goede reden, is erger. Voor die tijd heb je helemaal geen recht op loon, en het kan eindigen in ontslag via de kantonrechter.

Het loon stopt op de laatste dag van het contract, en de Ziektewet-uitkering begint pas zodra UWV een ziekmelding heeft. Als de melding nooit wordt ingediend, heb je geen inkomen en geen re-integratieondersteuning, en kom je daar pas weken later achter. Twee weken voordat het contract afloopt, mail je je werkgever en vraag je hem te bevestigen dat hij de ziekmelding op de laatste dag bij UWV indient. Bewaar het antwoord. Als hij niet reageert of weigert, bel dan zelf UWV vóór de tweede ziektedag na het einde van het contract en leg de situatie uit.

In het eerste jaar wordt een betaling van 70% aangevuld tot minstens het wettelijk minimumloon. In het tweede jaar vervalt die aanvulling, dus iemand die dicht bij het minimumloon verdient, ziet in week 53 een echte daling. Bereid je hierop voor rond week 40. Controleer wat je CAO in het tweede jaar betaalt. Als je huishoudinkomen onder het sociaal minimum valt, vraag dan bij UWV een toeslag aan onder de Toeslagenwet, een andere regeling dan de toeslagen van de Belastingdienst. Controleer ook of je lagere inkomen je nu recht geeft op huurtoeslag of een hogere zorgtoeslag, want beide zijn gebaseerd op je jaarinkomen.

Als je de twee jaar afsluit terwijl je minder uren of aangepast werk doet, en dat je blijvende situatie wordt, leg dat dan vast. Rijksoverheid adviseert om met je werkgever af te spreken wat je nieuwe normale werk is en het contract te laten wijzigen. De juridische term is bedongen arbeid. Dit is belangrijk omdat, als je later opnieuw ziek wordt, je recht op loon wordt berekend op basis van je bedongen arbeid. Zonder schriftelijke wijziging vermeldt je contract nog steeds fulltime werk. Als je opnieuw ziek wordt, kan je werkgever je ziekengeld op basis van die oude uren berekenen.

De gids over Nederlandse arbeidscontracten behandelt contractvormen, proeftijden, de CAO en de ontslagroutes. Je baan verliezen en WW aanvragen behandelt wat er met je inkomen gebeurt als de baan eindigt. Als je afwezigheid te maken heeft met stress, burn-out of een ander psychisch probleem, legt de gids over geestelijke gezondheidszorg uit hoe behandeling naast het traject van de bedrijfsarts wordt geregeld.