Récupérer votre caution (waarborgsom) : la règle des 14 jours, ce qu'un bailleur peut déduire, et que faire si l'argent n'arrive pas

Presque tous les baux néerlandais commencent par le versement d'une caution (waarborgsom) équivalant à un ou deux mois de loyer. La récupérer suit une procédure fixe avec des délais fixes. Ce n'est pas une négociation. Le bailleur doit rembourser l'argent dans les 14 jours suivant la fin du bail. Seuls quatre types de frais peuvent en être déduits. Quatre éléments déterminent si vous récupérez votre argent : le plafond légal, les deux délais, la liste fermée des déductions possibles, et les états des lieux. Pour savoir ce que votre type de contrat implique en matière de préavis et d'augmentations de loyer, consultez Les contrats de location néerlandais expliqués.

Depuis le 1er juillet 2023, la waarborgsom peut s'élever au maximum à deux mois de loyer de base. Ce plafond découle de la Wet goed verhuurderschap (loi sur le bon comportement locatif), la même loi qui fixe l'obligation de remboursement sous 14 jours, la liste fermée des frais déductibles et le point de signalement communal mentionné plus bas. Le loyer de base (kale huur) est le loyer hors charges de service. Pour un contrat signé avant le 1er juillet 2023, un maximum de trois mois de loyer de base s'applique. Vérifiez donc le chiffre du kale huur dans votre contrat, et comparez la caution à ce montant, et non au prix mensuel tout compris que vous versez.

Un exemple chiffré. Votre contrat indique un kale huur de 900 € par mois. Les charges de service, le gaz, l'eau et l'électricité portent le prix tout compris que vous versez à 1 150 €. Le maximum légal de la caution est de deux mois de kale huur, soit 1 800 €. Ce n'est pas deux mois du prix tout compris, ce qui donnerait 2 300 €. Un bailleur qui demande 2 300 € dépasse le plafond de 500 €.

Deux lois récentes sont faciles à confondre. La Wet betaalbare huur est en vigueur depuis le 1er juillet 2024 et a modifié la manière dont le loyer maximal est fixé, en étendant le système de points aux logements de milieu de gamme jusqu'à 186 points. Elle n'a pas modifié les règles relatives à la caution. Le plafond reste de deux mois de kale huur, et découle toujours de la Wet goed verhuurderschap.

D'autres sommes demandées par une agence au début du bail ne sont pas une caution et ne le deviennent jamais. Rijksoverheid indique qu'un bailleur ne peut pas vous demander de sleutelgeld (argent des clés), et que vous ne payez rien pour la rédaction du contrat de location. Vous ne payez pas non plus de bemiddelingskosten (frais d'agence) lorsque l'agent travaille déjà pour le bailleur du logement que vous louez, et cela s'applique au logement social, aux logements du secteur libre et aux chambres. Si vous avez payé des frais d'agence que vous ne deviez pas, vous pouvez les réclamer au bemiddelaar, séparément de votre caution. Le loyer que vous payez d'avance est le loyer d'un mois où vous habiterez réellement le logement ; il ne s'agit donc pas d'une caution et il n'entre pas dans le plafond des deux mois.

Les 14 jours commencent le dernier jour du bail. La date à laquelle le bailleur commence à s'en occuper n'a pas d'importance. Deux gestes pratiques permettent d'exploiter ce délai. Communiquez par écrit votre IBAN et votre nouvelle adresse au bailleur avant de remettre les clés. Notez ensuite la date de fin exacte figurant dans votre contrat et comptez les 14 jours à partir de là, afin de savoir précisément quel jour le bailleur est en retard.

Un exemple de la voie des 30 jours. Vous avez versé 1 800 € et le bailleur réclame 400 € pour un plan de travail endommagé. Les 1 400 € restants doivent être sur votre compte dans les 30 jours suivant la date de fin, accompagnés d'un relevé écrit indiquant les 400 € et leur motif. Le bailleur ne peut pas retenir la totalité des 1 800 € pendant que les 400 € font l'objet d'une discussion. Si vous contestez les 400 €, vous ne contestez que ce montant, et les 1 400 € restants restent dus dans les délais.

• La date de fin du bail.
• Votre IBAN.
• Votre nouvelle adresse postale.
• Une phrase demandant la restitution de la caution dans les 14 jours suivant la date de fin.

Joignez vos photos de sortie et conservez une copie de l'e-mail envoyé. Cela prouve que le bailleur disposait de tout ce qu'il fallait pour payer dans les délais.

La liste est fermée. Seuls ces quatre frais peuvent être compensés avec votre caution :

• Le loyer que vous devez encore (achterstallige huur).
• Les charges de service que vous devez encore (servicekosten).
• Les dommages causés au logement qui sont à votre charge en tant que locataire.
• Une redevance de performance énergétique impayée (energieprestatievergoeding).

Rien en dehors de cette liste ne peut être prélevé sur la caution. D'autres frais, tels que les frais administratifs, ne peuvent pas être compensés avec la waarborgsom. Un bailleur qui déduit quoi que ce soit doit verser le solde restant dans les 30 jours. Posez donc deux questions pour chaque frais que vous recevez. Sous lequel des quatre motifs cela se range-t-il ? Et où se trouve la facture ou le devis correspondant au montant ? Contestez tout montant sans document à l'appui.

Trois des quatre motifs se vérifient facilement sur vos relevés bancaires. C'est le motif du dommage qui provoque les litiges. Deux règles le limitent. Un bailleur ne peut pas déduire l'usure due à un usage normal (normale slijtage). Un bailleur ne peut pas non plus déduire l'usure ou les dommages résultant de son propre entretien insuffisant ou en retard. Une salle de bain usée après quinze ans d'usage ordinaire n'est pas un dommage à votre charge.

La répartition des frais d'entretien fonctionne de la même façon. L'entretien majeur est à la charge du bailleur, par exemple la peinture extérieure et une nouvelle chaudière. L'entretien courant et les petites réparations sont à votre charge, par exemple une nouvelle lunette de toilette ou un joint de robinet. La liste complète des petites réparations figure dans le Besluit kleine herstellingen (le décret listant les petites réparations). Les travaux relevant du côté du bailleur ne peuvent pas être imputés à votre caution. Vérifiez chaque frais de dommage au regard de ces règles avant de l'accepter.

Presque tous les litiges relatifs à la caution se ramènent à une question : dans quel état était le logement lorsque vous êtes arrivé ? Les documents répondent à cette question. Un état des lieux d'entrée (opnamestaat ou beschrijving van het gehuurde) recense l'état de chaque pièce, les équipements et les relevés de compteurs le jour où vous recevez les clés. Les deux parties le signent. Un état des lieux de sortie (eindinspectie ou oplevering) fait de même le jour de votre départ. Ensemble, les deux états des lieux signés montrent ce qui a changé pendant votre bail. Demandez un état des lieux d'entrée avant de signer quoi que ce soit, et demandez un état des lieux de sortie dès que vous donnez votre préavis.

Constituez aussi votre propre dossier, et faites-le les deux jours :

• Photographiez chaque pièce, les sols, les murs, les meubles de cuisine, la salle de bain, les encadrements de fenêtre et le jardin ou le balcon. Incluez une vue d'ensemble de chaque pièce et un gros plan de tout ce qui est déjà endommagé.
• Photographiez les compteurs de gaz, d'eau et d'électricité, et notez les relevés dans le rapport.
• Photographiez individuellement les défauts existants : une moquette tachée, un plan de travail ébréché, un trou dans le mur laissé par un locataire précédent.
• Conservez les dates des fichiers. Les photos de téléphone portent automatiquement la date ; conservez donc les originaux plutôt que des captures d'écran.
• Demandez une copie signée du rapport le jour même. Si le bailleur promet de l'envoyer plus tard, envoyez par e-mail votre propre résumé de ce dont vous êtes convenus ce jour-là.
• Prenez une photo des clés que vous remettez, et demandez une brève confirmation écrite que le bailleur les a reçues.

Assistez à l'état des lieux de sortie en personne si vous le pouvez. C'est le moment de constater tout dommage allégué et de signaler sur place votre désaccord. Si vous ne pouvez pas y assister, demandez que l'état des lieux soit filmé ou photographié, et demandez le rapport avant qu'il ne soit finalisé.

Beaucoup de bailleurs ne paient pas le 14e jour. Vous disposez malgré tout d'une voie claire. Suivez ces étapes dans l'ordre, et gardez tout par écrit.

• Envoyez une mise en demeure écrite formelle (ingebrekestelling). C'est l'étape que la loi attend avant de saisir la justice. Indiquez la date de fin du bail, le montant de la caution, le délai déjà écoulé, et votre IBAN. Fixez un délai final clair, par exemple 14 jours, et indiquez que vous saisirez la justice après cette date. Het Juridisch Loket publie un modèle de lettre pour réclamer une caution locative que vous pouvez envoyer à partir de deux semaines après la fin du bail.
• Envoyez-la par e-mail et conservez la copie envoyée. Si vous disposez de l'adresse postale du bailleur, envoyez également une lettre.
• Si le bailleur répond avec des déductions, demandez par écrit les factures justifiant chaque montant, ainsi que l'état des lieux d'entrée signé sur lequel repose la réclamation de dommage.
• Faites-vous conseiller gratuitement avant d'escalader. Het Juridisch Loket répond gratuitement aux questions juridiques et vous aide à évaluer si votre dossier est solide.
• Vérifiez si vous disposez d'une rechtsbijstandverzekering (assurance protection juridique). Beaucoup de personnes en ont une via un contrat combiné à une assurance habitation ou responsabilité civile, sans jamais l'utiliser. Si la police couvre les litiges locatifs, signalez le dossier à l'assureur avant d'engager une procédure judiciaire.
• Si vous avez besoin d'un avocat et que vos revenus sont faibles, renseignez-vous sur la toevoeging (aide juridique subventionnée), où vous payez une contribution forfaitaire au lieu d'un tarif horaire. Aide juridique gratuite et subventionnée explique qui y a droit et ce que cela coûte.
• Si le bailleur refuse toujours, réclamez l'argent devant le kantonrechter.

Signalez également le bailleur à votre municipalité. Depuis le 1er janvier 2024, chaque gemeente dispose d'un point de signalement pour les comportements indésirables des bailleurs (meldpunt ongewenst verhuurgedrag). Les locataires et candidats-locataires peuvent y faire un signalement, qui peut être anonyme. Les frais de caution ou de service injustifiés font partie des éléments signalés. Si la gemeente établit que le bailleur a enfreint les règles, elle doit agir. Depuis le 1er janvier 2024, votre bailleur doit également vous communiquer les coordonnées de ce meldpunt. La VNG publie un aperçu du meldpunt par gemeente si vous ne trouvez pas le vôtre.

La gemeente peut prendre plusieurs mesures de contrôle. Elle peut donner un avertissement. Elle peut imposer un ordre assorti d'une astreinte (last onder dwangsom) ou une amende administrative (bestuurlijke boete). Elle peut délivrer un ordre d'exécution (last onder bestuursdwang). En dernier recours, elle peut reprendre la gestion du bien. Un signalement porte sur le comportement du bailleur. Il ne vous rend pas votre argent. Envoyez également votre propre mise en demeure.

Une réclamation de caution est une demande pécuniaire, et les demandes pécuniaires jusqu'à 25 000 € sont traitées par la section kanton du rechtbank, devant un juge appelé kantonrechter. Les affaires locatives y sont également traitées. Deux éléments rendent cette voie réaliste pour un locataire. Vous n'avez pas besoin d'avocat devant le kantonrechter, vous pouvez donc porter et plaider votre dossier vous-même. Et seule la partie qui engage la procédure paie les frais de justice.

Ces frais de justice sont le griffierecht. Pour une personne physique engageant une procédure kanton en 2026, le montant dépend de la somme réclamée.

Ainsi, réclamer un solde de 1 400 € coûte 233 € pour engager la procédure, et réclamer une caution complète de 1 800 € coûte 265 €. Si vous êtes à faible revenu, ou si vous bénéficiez d'une toevoeging pour l'aide juridique subventionnée, vous payez le tarif réduit de 93 €, quel que soit le montant réclamé. Ce tarif n'est pas automatique : joignez la toevoeging ou une attestation de revenus à votre demande, car une demande déposée sans cela est facturée au tarif plein. Demandez également au tribunal, dans votre réclamation, d'ordonner au bailleur de vous rembourser votre griffierecht et vos frais.

Réclamez également la wettelijke rente (intérêts légaux) sur la somme, à compter du jour où le délai a expiré. Pour les dettes qui ne sont pas des transactions commerciales, la wettelijke rente est de 4 % par an depuis le 1er janvier 2026. Sur 1 800 €, cela représente environ 6 € par mois, ce qui est modeste, mais fait partie de ce qui vous est dû et montre au bailleur qu'attendre coûte de l'argent.

La Huurcommissie est la commission des loyers indépendante. Elle aide les locataires et les bailleurs en désaccord sur le prix du loyer, l'entretien ou les charges de service. La caution n'est pas l'un de ces sujets. Ainsi, un litige sur des charges de service peut relever de la Huurcommissie, tandis que la caution elle-même suit la voie décrite plus haut : mise en demeure d'abord, puis le kantonrechter. Le guide sur la protection du loyer explique comment se déroule une procédure devant la Huurcommissie.

Beaucoup de petits bailleurs privés se passent de l'état des lieux d'entrée. Les locataires ne s'en rendent souvent compte que lorsqu'une réclamation pour dommage arrive à la fin. Si vous habitez encore le logement, corrigez la situation dès maintenant. Photographiez tout aujourd'hui, rédigez une courte liste des défauts constatés à votre arrivée, et envoyez le tout par e-mail au bailleur avec une phrase : « Voici l'état du logement tel que je l'ai reçu. Merci de confirmer. » Conservez la copie envoyée. L'e-mail porte une date, même si le bailleur ne répond jamais.

Le nettoyage ne figure pas dans la liste des quatre motifs. Rijksoverheid indique que d'autres frais ne peuvent pas être compensés avec la caution. Demandez au bailleur sous lequel des quatre motifs ce frais se range, et demandez la facture de l'entreprise de nettoyage. Comparez ensuite cette facture avec vos photos de sortie. Contestez tout montant forfaitaire sans facture ni photo à l'appui. Mentionnez-le dans votre mise en demeure.

Calculez deux mois de loyer de base à partir de votre contrat et comparez ce montant à ce que vous avez payé. Si vous avez payé davantage pour un contrat signé à partir du 1er juillet 2023, le montant dépassait le maximum. Signalez-le dans votre mise en demeure, et signalez-le au meldpunt de la gemeente. Les frais de caution injustifiés font partie des éléments pour lesquels ce point de signalement existe.

Un relevé écrit des déductions n'équivaut pas à une preuve. Répondez par écrit, point par point. Pour chaque montant, précisez si vous l'acceptez ou le contestez, et demandez la facture et l'élément du rapport sur lequel il se fonde. Demandez aussi si le frais correspond à une réparation ou à un remplacement complet, et quel âge avait l'élément concerné. Pour un élément ancien, indiquez dans votre réponse que son état relève de l'usure due à un usage normal, laquelle ne peut pas être déduite de la caution.

Ne relancez pas par téléphone. Tout message qui compte doit être écrit. Envoyez votre mise en demeure, attendez l'expiration du délai que vous avez fixé, puis passez à l'étape suivante. Gardez un seul dossier avec une chronologie simple : date de fin du contrat, remise des clés, e-mail envoyé, délai expiré. Rassemblez le contrat, les états des lieux, les photos et les e-mails dans le même dossier.

Beaucoup de locataires versent la caution à un bemiddelaar ou à une agence de location plutôt qu'au propriétaire. Cela ne change rien à qui vous doit l'argent. Le bailleur est votre cocontractant, et les délais courent contre lui. Écrivez aux deux dans le même e-mail, mentionnez le compte sur lequel vous avez viré la somme, et joignez la preuve du paiement. Si l'agence affirme avoir déjà transmis l'argent au bailleur, demandez la date et la preuve, et conservez cette réponse. Elle constitue une preuve utile par la suite. Les frais d'agence sont une question distincte : lorsque l'agent travaille pour le bailleur du logement que vous louez, vous n'auriez pas dû payer de bemiddelingskosten du tout, et vous pouvez les réclamer au bemiddelaar.

Continuez d'envoyer votre mise en demeure à la dernière adresse e-mail et postale dont vous disposez, et conservez la preuve d'envoi. Un bailleur qui vit à l'étranger a toujours les mêmes obligations, et un tribunal néerlandais peut toujours traiter une réclamation concernant un logement néerlandais. Si votre bailleur est une société, recherchez-la dans le registre du commerce KVK pour vérifier si elle existe encore et qui la représente. Consultez le Centraal Insolventieregister sur insolventies.rechtspraak.nl pour vérifier si elle a été déclarée en faillite. Si c'est le cas, le registre indique le nom du curator (le mandataire chargé de la succession), et c'est cette personne qu'il faut contacter au sujet de votre réclamation.

La vente du logement ne met pas fin à votre bail. L'article 7:226 du Burgerlijk Wetboek dispose que lors de la cession d'un bien loué, le bail est transféré à l'acquéreur (« wanneer de verhuurde zaak wordt vervreemd, gaat de huur over op de verkrijger »). Votre contrat, votre loyer et votre préavis restent inchangés, et l'acheteur devient votre bailleur. C'est la caution qui risque de se perdre lors de la transmission. Demandez à l'ancien et au nouveau propriétaire, dans un seul message écrit, qui détient votre waarborgsom désormais et qui la remboursera à votre départ, et conservez la réponse avec votre contrat. Faites de même lorsque l'agence de gestion change.

Dans une colocation, la caution est souvent versée au locataire précédent ou à un colocataire plutôt qu'au bailleur. Faites préciser par écrit qui détient votre argent et qui doit le rembourser. Ne payez jamais de caution en espèces sans un reçu signé mentionnant le montant, la date, l'adresse et la personne qui l'a reçu. Un virement bancaire avec la mention « waarborgsom [adresse] » vous procure la même preuve sans effort supplémentaire. Payer une caution avant d'avoir vu le logement est un schéma d'arnaque classique, abordé dans le guide des arnaques locatives.

Pour les règles qui s'appliquent pendant que vous êtes encore dans le logement, consultez Les contrats de location néerlandais expliqués, qui traite des préavis et des augmentations de loyer. Trouver une location aux Pays-Bas traite de la prochaine recherche, y compris le dossier de documents demandé par les agents. Si vous avez besoin d'aide pour la lettre ou la procédure judiciaire, aide juridique gratuite et subventionnée explique qui conseille gratuitement et quand un avocat vous coûte une contribution forfaitaire au lieu d'un tarif horaire.