Welke documenten regel je vóór je verhuizing naar Nederland?

De benodigde documenten hangen af van je doel. Je gemeente noemt wat je moet meenemen voor inschrijving in de BRP (Basisregistratie Personen). De eisen kunnen per gemeente verschillen. Lees daarom de afsprakenpagina van de gemeente waar je gaat wonen. Voor een verblijfsaanvraag noemt het formulier van de IND (Immigratie- en Naturalisatiedienst) (Externe website, opent in een nieuw tabblad) welke bewijzen nodig zijn. Een onderwijsinstelling, werkgever of instantie die je beroep erkent bepaalt welke bewijzen je van je opleiding moet laten zien.

Als je gewend bent om één set gewaarmerkte afschriften voor alle aanvragen te gebruiken, controleer dan toch de eisen van elke ontvanger. Voor de ene aanvraag kan een scan genoeg zijn, terwijl een andere instantie het origineel vraagt.

Heb je de nationaliteit van een land van de EU (Europese Unie), de EER (Europese Economische Ruimte) of Zwitserland, dan heb je geen verblijfsdocument nodig om in Nederland te wonen. Controleer wel de voorwaarden voor je verblijf op de IND-pagina voor deze groep.

Kies in de tabel de rij die bij je doel past. Bereid alle documenten op de lijst van die instantie voor. Je hoeft niet alles uit de tabel te verzamelen. Controleer de lijst voordat je een document aanvraagt, laat legaliseren of laat vertalen.

Vraag alleen de akten op die je gemeente of verblijfsroute noemt. Het kan gaan om een geboorteakte, huwelijksakte of akte van geregistreerd partnerschap. Ook een scheidingsakte, adoptieakte, overlijdensakte of ongehuwdverklaring kan nodig zijn. Vraag welke vorm de ontvanger accepteert: een origineel, een officieel uittreksel of een officieel gewaarmerkt afschrift. Een gewone fotokopie voldoet niet als een officieel afschrift wordt gevraagd.

Voor vaste feiten zoals je geboorte of huwelijk accepteert de IND normaal ook oudere akten. De afgiftedatum maakt dan niet uit. Een ongehuwdverklaring mag bij de IND maximaal 6 maanden oud zijn. Een verklaring van 10 april 2026 is bijvoorbeeld op 11 oktober 2026 te oud. Lever je de verklaring dan in, vraag dan een nieuwe aan. Je gemeente kan eigen regels voor het inleveren hebben.

Amsterdam (Externe website, opent in een nieuw tabblad) vraagt om originelen als je buitenlandse akten over je burgerlijke staat inlevert. Op de pagina van Den Haag over de eerste inschrijving (Externe website, opent in een nieuw tabblad) staat dat je de akten meeneemt die je al hebt. Heb je ze nog niet, dan kun je je inschrijven en ze op een latere afspraak inleveren. Deze Haagse pagina geldt voor mensen met een nationaliteit van buiten de EU, EER en Zwitserland. Je moet aantonen dat je rechtmatig in Nederland verblijft en van plan zijn minstens 4 maanden in Den Haag te wonen. Ook mag je niet eerder in Nederland ingeschreven zijn geweest en nog geen BSN (burgerservicenummer) hebben.

Voor IDW zijn duidelijke kleurenscans van het hele document nodig. Alle informatie moet leesbaar zijn. Stuur alleen originelen, gewaarmerkte afschriften of gelegaliseerde documenten als IDW daarom vraagt. Volg steeds de actuele instructies van je eigen ontvanger.

De legalisatieroute hangt af van het land of gebied van afgifte én van het soort document. Zoek bij NederlandWereldwijd de landenpagina op en kies daarmee de juiste rij hieronder. Dat een land meedoet aan het Apostilleverdrag (het internationale verdrag over deze vorm van legalisatie) betekent niet dat elk document uit dat land met een apostille in Nederland bruikbaar is.

Een apostille is een stempel, sticker of apart certificaat dat de handtekening en de officiële afzender bevestigt. Bij volledige legalisatie zijn meerdere instanties betrokken. Legalisatie controleert de officiële handtekening, het zegel of de stempel. De ontvanger kan de feiten in het document nog apart controleren. Een vertaling is een andere stap.

Volg de officiële route voor het land van afgifte. Een landenlijst op een blog is daarvoor niet genoeg. Nederland erkent bijvoorbeeld geen apostilles uit Bangladesh of Pakistan. Heb je de Nederlandse nationaliteit, dan kan het Consulair Dienstencentrum (CDC) (Externe website, opent in een nieuw tabblad) voor sommige landen op zijn lijst helpen. Controleer deze mogelijkheid voordat je een particuliere dienst betaalt.

Voor de IND hoef je een document in het Nederlands, Engels, Frans of Duits niet te laten vertalen. Documenten in andere talen moet je naar één van deze vier talen laten vertalen. Laat je dit in Nederland doen, kies dan een beëdigd vertaler die door een Nederlandse rechtbank is beëdigd.

Je kunt een document ook in het buitenland laten vertalen. Dan hebben meestal zowel het document als de vertaling legalisatie nodig. Controleer op de landenpagina welke vertaler je mag gebruiken en in welke volgorde je de stappen zet. Een apostille op het origineel geldt voor dat document. Controleer apart wat de vertaling nodig heeft. Lever het document in de oorspronkelijke taal samen met de vertaling in.

Een voorbeeld: volgens de instructies voor documenten uit India (Externe website, opent in een nieuw tabblad) moet een document in het Hindi beëdigd worden vertaald. Gebeurt de vertaling in India, dan hebben het origineel én de vertaling een apostille nodig. Laat je het document in Nederland vertalen, zorg dan eerst voor een apostille op het origineel in India. Daarna laat je het vertalen door een beëdigd vertaler in Nederland. Die vertaling hoeft niet te worden gelegaliseerd.

Een diplomawaardering vergelijkt je buitenlandse diploma met een Nederlands onderwijsniveau. Het resultaat is advies, geen juridisch bindend besluit. De opleiding beslist zelf over toelating. Voor een gereglementeerd beroep is er een eigen erkenningsprocedure. Legalisatie van het diploma staat hier los van.

Kijk in de tabel wat bij je plan past voordat je een waardering aanvraagt. Een diplomawaardering via IDW is vaak niet verplicht.

Volg de documentenlijst van IDW (Externe website, opent in een nieuw tabblad). Verzamel je diploma en de volledige cijferlijst of het diplomasupplement. Staat op je identiteitsbewijs een andere naam dan op je diploma, voeg dan bewijs van de naamswijziging toe. Maak duidelijke kleurenscans van alle pagina’s. IDW waardeert één diploma per aanvraag. Voor je land of eerdere opleidingen kunnen extra documenten nodig zijn.

Vraag je bij IDW een waardering aan voor werk of studie, voeg dan een identiteitsbewijs toe dat nog minstens 3 maanden geldig is. Voor een gratis waardering voor inburgering moet je beide kanten van je verblijfsvergunning toevoegen. Ook deze moet nog minstens 3 maanden geldig zijn. Voeg daarnaast de vereiste inburgeringsbrief toe. Voor een gratis waardering voor naturalisatie of een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd heb je een officieel document met je BSN nodig.

Voor IDW hebben documenten in het Nederlands, Engels, Duits, Frans of Afrikaans geen gewaarmerkte vertaling nodig. Voor andere talen moet je een beëdigde vertaling toevoegen. Heeft je onderwijsinstelling ook een Engelse versie afgegeven, voeg die Engelse versie dan samen met het document in de oorspronkelijke taal toe. Een beëdigde vertaling is dan niet nodig. Ook voor een gratis waardering voor inburgering, naturalisatie of een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd is geen gewaarmerkte vertaling nodig.

Een gratis diplomawaardering heeft voorwaarden. Heb je al een inburgeringsdiploma, dan kun je volgens IDW alleen een betaalde waardering aanvragen. Een diplomawaardering geeft ook niet automatisch vrijstelling van inburgeringsexamens. Dat is een apart besluit. Lees daarvoor de gids over vrijstellingen bij inburgering.

Heb je een IDW-waardering nodig, vraag die dan online aan. IDW noemt ongeveer 6 werkweken voor de eerste controle. Zodra je aanvraag voldoende documenten bevat, duurt de waardering daarna ongeveer 8 werkweken. Ontbrekende documenten of onduidelijke scans kunnen extra wachttijd geven. Na het toevoegen ervan kan het opnieuw ongeveer 6 werkweken duren voordat de eerste controle plaatsvindt. Ook tijdens de waardering kan IDW nog om informatie vragen.

Heb je een vluchtelingenstatus of heb je die gehad? Als je ontbrekende onderwijsdocumenten niet veilig kunt opvragen, kun je toch een aanvraag bij IDW doen. Leg je situatie uit en voeg toe wat je wel hebt. IDW beoordeelt of het hiermee je diploma kan waarderen. Heb je helemaal geen documenten, dan kan IDW op basis van je informatie misschien een Indicatie Onderwijsniveau geven. Dat is een inschatting van het Nederlandse niveau van je opleiding. Deze inschatting verschilt van een diplomawaardering, omdat IDW hiervoor geen onderwijsdocumenten gebruikt.

Gebruik de keuzehulp van de RDW om te zien of je je rijbewijs kunt omwisselen. Een rijbewijs uit de EU of EVA (Europese Vrijhandelsassociatie) kun je omwisselen als je aan alle RDW-voorwaarden voldoet. Ook een verlopen rijbewijs uit deze landen kan worden omgewisseld als je aan de voorwaarden voldoet. Hoe lang je ermee mag rijden, hangt af van de afgiftedatum, de categorieën en de geldigheid.

Met een geldig rijbewijs van buiten de EU of EVA mag je normaal de eerste 185 dagen na je verhuizing rijden. Daarna heb je een Nederlands rijbewijs nodig. Dit geldt ook als je aanvraag voor omwisseling nog loopt. Voor een Oekraïens rijbewijs geldt een aparte regel als je onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming valt. Lees de RDW-regels voor rijden met een buitenlands rijbewijs (Externe website, opent in een nieuw tabblad) voor je situatie.

Omwisselen kan alleen voor de landen, gebieden en uitzonderingen op de RDW-lijst. Hieronder vallen ook mensen die aan de voorwaarden van de expatregeling voldoen. Dit is een belastingregeling voor bepaalde werknemers uit het buitenland. Kun je je rijbewijs niet omwisselen, dan moet je theorie- en praktijkexamen doen bij het CBR (Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen) (Externe website, opent in een nieuw tabblad). Vraag de omwisseling na je BRP-inschrijving aan via je gemeente. De gids over het omwisselen van je rijbewijs legt de routes en stappen uit.

Voor omwisseling is een vertaling nodig als je rijbewijs tekens bevat die niet in Nederland worden gebruikt, zoals Japanse of Griekse tekens. Laat de vertaling maken door een beëdigd vertaler, ambassade of consulaat. Heeft je rijbewijs van buiten de EU of EVA andere categorienamen dan A, B, C, D of E, dan adviseert de RDW een internationaal rijbewijs. Regel dit vóór vertrek in het land van afgifte.

Controleer met deze lijst alle documenten die je nodig hebt. De controle van je diploma geldt alleen als je onderwijsdocumenten moet indienen.

• Bewaar elk origineel of officieel afschrift samen met de apostille- of legalisatiepagina’s en de beëdigde vertaling, als die nodig zijn.
• Maak duidelijke kleurenscans van alle pagina’s, stempels, stickers en vertalingen. Bewaar ook het origineel als de ontvanger dat nodig heeft.
• Neem de gebruikte lijst van de IND, gemeente, opleiding of werkgever mee. Noteer het versienummer of de datum waarop je de lijst hebt gecontroleerd.
• Neem een vereist diploma, de volledige cijferlijsten en documenten over verschillende namen op je paspoort en akten mee.
• Controleer wanneer je paspoort en rijbewijs verlopen. Controleer ook hoe oud een verklaring bij het inleveren mag zijn.
• Houd onvervangbare documenten veilig en bereikbaar tijdens de reis. Moet je ze versturen, kies dan post die je kunt volgen.

Ontbreekt een document of kun je het niet gebruiken, neem dan contact op met de instantie die het nodig heeft. Vraag eerst welk alternatief zij accepteert voordat je voor een vervangend document betaalt.

Maak de gemeenteafspraak die bij je situatie past. Neem alles mee wat op de documentenlijst staat. Heb je een MVV of verblijfsvergunning nodig, volg dan de bewijsstukkenlijst voor je route. De gids over gezinshereniging en het overzicht van verblijfsvergunningen helpen je de route te kiezen.

Voor de volgorde van inschrijving, BSN, DigiD (waarmee je inlogt bij de overheid) (Externe website, opent in een nieuw tabblad) en verzekering kun je verder met deze gidsen:

• Je eerste 90 dagen in Nederland: wat je na aankomst regelt
• BSN en inschrijving bij de gemeente