Starten als zzp'er in Nederland: KVK-inschrijving, btw-aangifte, de aftrekposten van 2026 en de DBA-regels

Iedereen die als freelancer werkt in Nederland is een zzp'er (zelfstandige zonder personeel). Dat worden gaat snel. Je vult een online formulier in, bezoekt één keer een vestiging van KVK (Kamer van Koophandel), en betaalt €85,15. Het echte werk begint dezelfde dag. Vanaf je eerste factuur krijg je te maken met btw en een aangifte elk kwartaal. De DBA-regels bepalen of je opdrachtcontract telt als zelfstandig werk of als verkapt dienstverband, en de Belastingdienst handhaaft die regels weer actief. En niemand regelt nog loondoorbetaling bij ziekte, een werkloosheidsuitkering of een pensioen voor je. Deze gids behandelt stap voor stap de inschrijving, het btw-systeem, de ondernemersaftrek van 2026, de DBA-regels, en de zaken die je nu zelf moet dekken.

Of je voor jezelf mag werken, volgt uit je verblijfsstatus. Burgers van de EU, EER en Zwitserland hebben helemaal geen werkvergunning nodig. Iedereen anders heeft een verblijfsdocument nodig waarvan de aantekening arbeid als zelfstandige toestaat, of de aparte verblijfsvergunning voor zelfstandigen. Zelfstandig werken zonder de juiste toestemming is niet toegestaan, voor jou en voor je opdrachtgever niet. Controleer eerst de aantekening op de achterkant van je verblijfsdocument; de gids over werkrechten per verblijfsvergunning legt uit wat elke aantekening betekent en somt de routes per vergunning op.

Je kunt je tot 3 maanden voor je startdatum inschrijven, en uiterlijk 1 week erna. De inschrijving bestaat uit vier stappen:

• Vul het inschrijvingsformulier online in op kvk.nl. Je logt in met DigiD, dus je hebt eerst een BSN (burgerservicenummer) nodig. Het formulier vraagt om een handelsnaam, een korte omschrijving van je activiteiten in het Nederlands, en een Nederlands bedrijfsadres. Je woonadres mag ook.
• Maak een afspraak bij een vestiging van de KVK. Inschrijven zonder afspraak is niet mogelijk. Neem een geldig paspoort, identiteitskaart of verblijfsdocument mee.
• Betaal de eenmalige inschrijfvergoeding: €85,15 in 2026. Het bedrag verandert elk jaar met de inflatie, en het is een aftrekbare zakelijke kostenpost.
• Ontvang je KVK-nummer. Als je je inschrijft binnen 1 week voor of na je startdatum, krijg je het nummer meteen tijdens de afspraak.

De KVK geeft je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst; daar hoef je je niet apart in te schrijven. Binnen 2 weken ontvang je twee nummers per post. Het btw-id (btw-identificatienummer, formaat NL123456789B01) komt op je facturen, offertes en website. Het omzetbelastingnummer is alleen voor je eigen contact met de Belastingdienst. Zodra de brief met het btw-id binnen is, kun je factureren.

Deze inschrijving geldt voor een eenmanszaak, de rechtsvorm die bijna elke startende freelancer kiest. Er komen geen formaliteiten bij kijken naast de KVK, en je kunt later ondanks de naam toch personeel aannemen. Het nadeel is de aansprakelijkheid: bij een eenmanszaak ben je persoonlijk aansprakelijk voor zakelijke schulden, met je privégeld en bezittingen. Het belangrijkste alternatief, een bv (besloten vennootschap), maakt het bedrijf aansprakelijk in plaats van jou, maar loopt via een notaris en heeft eigen belastingregels. Voor een normale freelance start zonder grote financiële risico's is de eenmanszaak de standaardkeuze.

Het standaard btw-tarief is 21% en geldt voor de meeste freelance diensten. Voor een vaste lijst goederen en diensten geldt een verlaagd tarief van 9%, zoals voedsel, medicijnen en boeken, en voor de meeste grensoverschrijdende transacties geldt een tarief van 0%. Sommige sectoren zijn vrijgesteld van btw, waaronder de meeste zorg en het onderwijs. Als een vrijstelling of het tarief van 9% mogelijk op jouw werk van toepassing is, controleer dat dan voor je eerste factuur, want het verkeerde tarief is jouw probleem, niet dat van je opdrachtgever.

De Nederlandse wet stelt factuureisen vast. Elke factuur moet het volgende bevatten:

• De factuurdatum en een factuurnummer. Nummers moeten doorlopend zijn, zonder gaten.
• Jouw naam, adres, btw-id en KVK-nummer.
• De naam en het adres van je klant. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land ook hun btw-nummer.
• Wat je hebt geleverd, de hoeveelheid, en de leveringsdatum.
• Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.

Je doet de btw-aangifte (aangifte omzetbelasting) online in Mijn Belastingdienst Zakelijk, het zakelijke portaal van de Belastingdienst, met DigiD of eHerkenning. Voor de meeste freelancers is de periode een kwartaal. De deadline voor aangifte doen en betalen is de laatste dag van de maand na de periode; de uitleg over aangifte doen op Business.gov.nl noemt de exacte data. Let op twee regels. Je moet voor elke periode aangifte doen, ook in een kwartaal zonder omzet; dat is een nihilaangifte. En de Belastingdienst stuurt geen rekening en geen betaallink na je aangifte: je berekent het bedrag zelf in de aangifte en maakt het zelf over. Een gemiste deadline leidt tot een naheffingsaanslag.

De KOR (kleineondernemersregeling) is een vrijwillige btw-vrijstelling voor ondernemingen met een omzet van maximaal €20.000 per kalenderjaar. Binnen de regeling breng je geen btw in rekening, doe je geen btw-aangifte, en kun je de btw op je eigen zakelijke inkopen niet aftrekken. Je meldt je aan met een formulier in Mijn Belastingdienst Zakelijk, minstens 4 weken voor het aangiftetijdvak waarin je wilt starten; de voorwaarden van de KOR staan op Business.gov.nl. Als je omzet gedurende het jaar boven €20.000 uitkomt, moet je dit direct melden bij de Belastingdienst en vanaf dat moment btw in rekening brengen. De KOR past bij freelancers met vooral particuliere klanten, omdat particuliere klanten geen btw kunnen aftrekken en dus je volledige prijs betalen. De regeling is minder aantrekkelijk bij zakelijke klanten, die de btw die je in rekening brengt toch kunnen aftrekken, en in jaren met grote aankopen, omdat je dan de btw-aftrek daarop misloopt. Er bestaat een aparte EU-versie voor kleine ondernemingen die ook in andere EU-landen verkopen, met een extra maximum van €100.000 omzet binnen de hele EU.

Je winst (omzet minus zakelijke kosten) wordt belast als inkomen in box 1, samen met eventueel salaris uit een baan. Er is geen aparte vennootschapsbelasting voor een eenmanszaak. De aangifte zelf, de tarieven en het M-formulier voor je migratiejaar komen aan bod in de gids over inkomstenbelasting. Specifiek voor ondernemers is een reeks aftrekposten die je belastbare winst verlagen voordat de normale tarieven worden toegepast:

Het urencriterium is 1.225 uur per kalenderjaar besteed aan je onderneming. Alle zakelijke uren tellen mee: acquisitie, administratie en ook het bouwen van je website, niet alleen declarabele uren. Normaal gesproken moet je ook meer tijd aan de onderneming besteden dan aan ander werk, maar starters zijn vrijgesteld van die tweede voorwaarde. De 1.225 uur worden niet verlaagd wanneer je halverwege het jaar begint, dus een late start in het jaar komt in het eerste jaar zelden in aanmerking. Houd vanaf de eerste week een eenvoudige urenregistratie bij, zodat je de uren later kunt aantonen; het kost een paar minuten en beschermt de aftrek.

Bouw geen langetermijnplannen op de zelfstandigenaftrek: de overheid bouwt deze af, naar €900 in 2027. Een uitgewerkt voorbeeld voor 2026: je begint dit jaar, voldoet aan het urencriterium, en maakt €40.000 winst. De zelfstandigenaftrek (€1.200) en startersaftrek (€2.123) brengen de winst terug naar €36.677. De mkb-winstvrijstelling haalt daar 12,7% vanaf (€4.658), waardoor €32.019 belastbare winst overblijft. Bijna €8.000 van je winst wordt niet belast.

Bij de winst komt nog één aanslag: de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Werknemers laten die door hun werkgever betalen; ondernemers betalen die zelf na de belastingaangifte. In 2026 is het percentage 4,85% van je inkomen, tot een inkomen van €79.409. In het voorbeeld hierboven is dat ongeveer €1.553. Dit komt bovenop je maandelijkse zorgverzekeringspremie, niet in plaats daarvan.

Schijnzelfstandigheid betekent werken als zzp'er in een relatie die eigenlijk een dienstverband is. Wat je contract zegt, is niet bepalend; wat telt is hoe je in de praktijk werkt. De Belastingdienst weegt alle omstandigheden van het werk samen. Signalen die op een dienstverband wijzen: de opdrachtgever bepaalt hoe, wanneer en waar je werkt; je doet hetzelfde werk als werknemers naast je; het werk vormt een structureel onderdeel van de organisatie; je moet het persoonlijk uitvoeren en kunt geen vervanger sturen; je loopt geen ondernemersrisico; je werkt lange tijd voor één opdrachtgever en doet niets om anderen te vinden. Geen enkel punt is doorslaggevend. Een hoog tarief of een tweede klant maakt je niet automatisch zelfstandige.

Jarenlang werden deze regels nauwelijks gehandhaafd. Dat eindigde op 1 januari 2025, toen het handhavingsmoratorium werd opgeheven. 2025 was een overgangsjaar zonder boetes; sinds 2026 zijn boetes mogelijk bovenop de aanslagen, en correcties in gevallen zonder opzet gaan hoogstens terug tot 1 januari 2025. De opdrachtgever loopt het grootste risico: een opdrachtgever die loonheffing had moeten toepassen, is die achteraf alsnog verschuldigd. Maar ook jij loopt risico. Als je werk wordt geherkwalificeerd als dienstverband, was je voor dat inkomen geen ondernemer, en kun je de ondernemersaftrek via een navorderingsaanslag moeten terugbetalen. Je kunt er ook iets aan overhouden: een schijnzelfstandige kan aanspraak maken op een echte arbeidsovereenkomst, met de bescherming zoals beschreven in de gids over arbeidsovereenkomsten.

Hier volgen twee praktische punten uit. Ten eerste verdwijnen modelovereenkomsten (ooit goedgekeurd door de Belastingdienst) geleidelijk: er worden geen nieuwe meer goedgekeurd, en bestaande mogen worden gebruikt tot 31 december 2029, en alleen wanneer het werk in de praktijk overeenkomt met de tekst. Een modelovereenkomst biedt geen bescherming als de praktijk op een dienstverband lijkt. Ten tweede: wanneer een opdrachtgever zegt 'we werken niet meer met zzp'ers' voor een rol, is dat meestal risicobeheersing: de rol zou ingebed werk zijn onder leiding van de opdrachtgever, precies wat de regels als dienstverband beschouwen. Voordat je een lange opdracht aanneemt, doorloop je de online check van de arbeidsrelatie van de overheid, gelinkt vanaf de pagina over schijnzelfstandigheid hierboven, en vraag je de opdrachtgever hetzelfde te doen. Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn samen verantwoordelijk.

Een werknemer die ziek wordt, blijft doorbetaald krijgen, bouwt rechten op voor werkloosheid, en krijgt vaak een pensioen geregeld door de werkgever; de gids over arbeidsovereenkomsten noemt die bescherming. Als zzp'er bestaat niets hiervan standaard. Als je ziek wordt, stopt je inkomen die dag. Als een opdracht eindigt, is er geen WW. De hiaten, en wat je aan elk kunt doen:

• Ziekte en arbeidsongeschiktheid: een AOV (arbeidsongeschiktheidsverzekering) is vrijwillig en regel je zelf. Kom je rechtstreeks uit loondienst, dan kun je je verzekering via UWV voortzetten, maar alleen als je dit binnen 13 weken na het einde van je werknemersverzekering aanvraagt. De pagina over verzekeringsopties voor zelfstandigen noemt de mogelijkheden, waaronder schenkkringen en crowdsurance-initiatieven.
• Zwangerschap: zelfstandige vrouwen kunnen de ZEZ-zwangerschapsuitkering via UWV krijgen.
• Werkloosheid: geen WW. Als de onderneming mislukt en je inkomen onder het sociaal minimum zakt, kan de gemeente je ondersteunen via de Bbz (Besluit bijstandverlening zelfstandigen).
• Pensioen: de AOW van de overheid bouwt automatisch op voor elke inwoner. Alles daarboven spaar je zelf, bijvoorbeeld via een lijfrente.
• Zorgverzekering: blijft verplicht, precies zoals voor werknemers, en de Zvw-bijdrage over je winst komt daarbovenop. Zie de gids over zorgverzekering.

Een verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering staat gepland, maar is nog geen wet. Een wetsvoorstel voor een basisverzekering arbeidsongeschiktheid voor zelfstandigen (Wet BAZ) doorloopt het wetgevingsproces. Het huidige plan op de Rijksoverheid-pagina erover: een premie van 5,4% van het inkomen tot ongeveer €171 per maand, een uitkering van 70% van je vroegere inkomen tot maximaal 100% van het minimumloon, en een wachttijd van 2 jaar. De overheid geeft aan dat de cijfers nog kunnen veranderen, en de ingangsdatum staat niet vast. Tot die tijd betekent geen verzekering geen inkomen wanneer je niet kunt werken.

• Bewaar je administratie minstens 7 jaar: facturen, bankafschriften, contracten, agenda's en je urenregistratie. Gegevens over onroerend goed bewaar je 10 jaar. Digitale gegevens moeten digitaal en leesbaar blijven; een uitgeprinte kopie alleen is niet genoeg.
• Een aparte zakelijke bankrekening is alleen verplicht voor een bv of nv, niet voor een eenmanszaak. De meeste freelancers openen er toch een, omdat je administratie duidelijk moet laten zien welke inkomsten en uitgaven zakelijk zijn. De gids over een bankrekening openen behandelt het openen van een rekening; vraag de bank naar een zakelijke rekening als je je handelsnaam op overschrijvingen wilt hebben.
• Plan het jaarritme: vier btw-aangiftes, één aangifte inkomstenbelasting in het voorjaar, en de aparte Zvw-aanslag. Een boekhouder of boekhoudsoftware is niet wettelijk verplicht, maar de meeste freelancers gebruiken een van de twee; een boekhouder voor een eenmanszaak is een normale aftrekbare kostenpost.

Je werkt volle weken voor één opdrachtgever, op hun kantoor, in hun team, op hun laptop, en de opdracht wordt steeds verlengd. Dit is precies het risicoprofiel waar de Belastingdienst op let. Los het op voordat de Belastingdienst de relatie herkwalificeert. Stappen die de relatie in de praktijk meer zelfstandig maken: spreek een resultaat af in plaats van uren en aanwezigheid, plan je eigen werktijden, gebruik je eigen materiaal, regel dat je een vervanger mag sturen, en neem er andere opdrachtgevers naast. Als het werk in wezen een baan is, is een arbeidsovereenkomst de nette oplossing, eventueel parttime naast je onderneming. Doorloop de online beoordelingstool samen met de opdrachtgever; de uitkomst beschermt jullie beiden wanneer die overeenkomt met de feiten.

Je btw-plicht wacht niet op je eerste factuur. Vanaf de inschrijving is voor elke periode een aangifte nodig, ook voor een kwartaal waarin je niets hebt verdiend; die nulaangifte kost twee minuten in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Veel starters wachten op een papieren brief en missen de eerste deadline. Log in de eerste maand in op het portaal en noteer alle aangiftedeadlines voor het jaar. Heb je er al een gemist: doe alsnog direct aangifte en betaal meteen. Er kan een naheffingsaanslag over de periode volgen, en snel reageren houdt die zo klein mogelijk.

In loondienst gaat er elke maand belasting af van de loonstrook. Als zzp'er wordt niets ingehouden: je factureert brutobedragen, en de inkomstenbelasting komt later. Na je eerste belastingaangifte komen twee aanslagen kort na elkaar binnen. De definitieve aanslag over je eerste jaar. En een voorlopige aanslag: een voorschot op het lopende jaar, gebaseerd op de winst van je eerste jaar, gespreid over het jaar in termijnen. De aparte Zvw-aanslag komt daarbij. Freelancers die hun bruto-omzet in jaar 1 hebben uitgegeven, komen op dit punt echt in de problemen. De oplossing staat in de kader hierboven: zet vanaf maand één een vast deel van elke betaalde factuur apart. En houd de voorlopige aanslag realistisch in Mijn Belastingdienst: verlaag hem als je winst daalt, verhoog hem als je groeit, zodat het voorschot de realiteit volgt in plaats van vorig jaar.

Een KVK-inschrijving is geen werkvergunning. Of je zelfstandig mag werken volgt alleen uit je verblijfsstatus, en factureren zonder de juiste status is illegaal werk, met gevolgen voor jou en je opdrachtgever. Als je aantekening zelfstandig werk uitsluit, begin dan niet met factureren. De uitwegen, zoals een aparte verblijfsvergunning voor zelfstandigen van de IND of een status met vrije toegang tot de arbeidsmarkt, hangen af van je vergunning; controleer je exacte aantekening in de gids over werkrechten voordat je iemand een factuur stuurt.

Twee gidsen sluiten hierop aan. De gids over inkomstenbelasting legt de aangifte zelf uit, het M-formulier voor het jaar waarin je verhuisde, en de deadlines. En als freelancen één optie is naast het zoeken naar een baan, behandelt de gids over het vinden van werk de route als werknemer terwijl je Nederlands nog groeit.