Changer d'adresse aux Pays-Bas : signaler un déménagement à la gemeente, et se désinscrire quand vous quittez le pays

Les systèmes de l'État néerlandais fonctionnent à partir de votre adresse BRP. Le BRP (Basisregistratie Personen, le registre municipal de la population) est la source à partir de laquelle vos toeslagen (allocations), votre assurance santé, votre avis d'imposition municipal et tout votre courrier officiel prennent votre adresse. Personne ne la met à jour à votre place. Quand vous déménagez, vous signalez vous-même le déménagement à la gemeente (municipalité). Quand vous quittez le pays, vous vous désinscrivez vous-même. La Wet basisregistratie personen fixe un délai précis pour chacune de ces démarches, et le délai pour quitter le pays ne dure que quelques jours. Chaque déclaration a son propre délai, sa propre procédure et ses propres documents. Une déclaration tardive coûte de l'argent en amendes, en corrections de toeslagen et en primes d'assurance santé.

Les samedis, dimanches et jours fériés comptent dans ces délais. La gemeente se base sur la date à laquelle elle reçoit votre déclaration. Signaler un départ est gratuit, tout comme se réinscrire à votre retour.

Vous déclarez à la gemeente vers laquelle vous déménagez, même quand vous quittez une autre municipalité. Les gemeenten choisissent les modes de déclaration qu'elles proposent. Rotterdam, par exemple, accepte la déclaration en ligne avec DigiD ou par courrier, et la confirme ensuite par e-mail ou par lettre. Rotterdam indique aussi l'amende de 325 € sur la même page, pour une déclaration tardive ou incorrecte.

Il vous faut deux choses pour la déclaration :

• Une pièce d'identité valide : un passeport, un permis de conduire, une carte d'identité néerlandaise, ou votre document de séjour (vreemdelingendocument).
• Une preuve que vous pouvez habiter à cette adresse (bewijs van bewoning) : un contrat de location, un acte d'achat, ou une déclaration de consentement (toestemmingsverklaring) du résident principal.

La déclaration de consentement s'applique chaque fois que quelqu'un d'autre est déjà inscrit à l'adresse où vous emménagez. Rotterdam l'appelle une verklaring van inwoning et la demande précisément dans cette situation. La plupart des gemeenten veulent aussi une copie de la pièce d'identité du résident principal, et plusieurs publient leur propre formulaire. Demandez au résident principal le formulaire signé et la copie de la pièce d'identité avant votre date de déménagement, pour que le délai de 5 jours ne s'écoule pas pendant que vous l'attendez.

Une déclaration peut couvrir plusieurs personnes, mais seulement dans les combinaisons que Rijksoverheid énumère :

• Toute personne âgée de 16 ans ou plus déclare pour elle-même.
• Les partenaires mariés et les partenaires enregistrés qui vivent ensemble déclarent l'un pour l'autre.
• Un parent ou un tuteur déclare pour les enfants de moins de 18 ans.
• Les parents déclarent pour les enfants cohabitants de 18 ans et plus.
• Les enfants adultes déclarent pour les parents cohabitants.
• Un curateur déclare pour une personne sous curatelle.
• Toute autre personne a besoin d'une autorisation écrite (machtiging) de votre part.

Deux groupes courants sont absents de cette liste. Les partenaires non mariés n'y figurent pas, donc chaque partenaire déclare pour lui-même ou rédige une autorisation pour l'autre. Les colocataires n'y figurent pas non plus. Dans une maison partagée, chaque personne âgée de 16 ans ou plus fait sa propre déclaration. Une seule déclaration faite par la personne qui a signé le bail n'inscrit pas le reste de la maison, alors mettez-vous d'accord dès le départ sur qui déclare quand.

Vous devez informer la gemeente lorsque vous serez hors des Pays-Bas pendant plus de 8 mois sur une période d'un an. Il ne s'agit pas seulement d'une émigration définitive. Une longue période d'études, une longue affectation professionnelle, ou un long séjour chez de la famille dans un autre pays comptent tous dès qu'ils dépassent 8 mois. Votre inscription au BRP passe alors d'ingezetene (résident) à niet-ingezetene (non-résident).

Le délai est court. Vous vous désinscrivez de 5 jours avant votre départ jusqu'au jour du départ au plus tard. Les week-ends et jours fériés comptent dans ces 5 jours. Den Haag précise clairement que vous ne pouvez plus indiquer de date de départ une fois que vous avez déjà quitté le pays. Notez le rendez-vous dans votre agenda la même semaine où vous réservez le vol.

La voie en ligne dépend de qui part. À Den Haag, la voie en ligne avec DigiD est ouverte lorsque vous vivez seul ou que tout le ménage part ensemble. Lorsqu'une partie du ménage reste, les personnes qui partent se présentent au guichet en personne. NetherlandsWorldwide donne la même règle pour l'ensemble du pays : vous devez vous désinscrire en personne si tous les membres de la famille à cette adresse ne partent pas avec vous.

Vous indiquez le pays vers lequel vous déménagez, et votre adresse là-bas si vous en avez déjà une. Si vous n'avez pas encore d'adresse, vous pourrez la communiquer plus tard. Demandez au guichet la preuve internationale de désinscription (bewijs van uitschrijving) pendant que vous y êtes. NetherlandsWorldwide indique que ce certificat peut vous être nécessaire pour vous inscrire hors des Pays-Bas. Vous ne le recevez que si la date de votre désinscription correspond à la date de votre émigration. Certaines gemeenten n'en délivrent aucun. Renseignez-vous à ce sujet pendant le rendez-vous.

Après la désinscription, votre dossier est transféré au RNI (Registratie Niet-Ingezetenen, la partie du BRP réservée aux non-résidents). Votre BSN (numéro de service civique) reste valide. La gemeente transmet la désinscription aux organismes publics, aux assureurs santé et aux fonds de pension.

• Dienst Toeslagen n'a pas besoin de votre nouvelle adresse, car la gemeente la transmet. En revanche, il vous faut agir vous-même sur les allocations. Le huurtoeslag (allocation logement) cesse lorsque vous vivez à l'étranger, alors arrêtez-le dans Mijn toeslagen. Le zorgtoeslag (allocation santé) et le kinderopvangtoeslag (allocation garde d'enfants) peuvent continuer dans certaines situations, vérifiez donc la vôtre et arrêtez-les s'ils ne s'appliquent plus. Le kindgebonden budget ne continue que si la SVB vous verse les allocations familiales, et vous l'arrêtez par téléphone plutôt qu'en ligne.
• L'IND a besoin d'une déclaration séparée si vous détenez un permis de séjour. La gemeente transmet automatiquement un changement d'adresse néerlandaise à l'IND. Vous signalez vous-même un déménagement à l'étranger à l'IND, avant de partir.
• La DUO a besoin de votre adresse étrangère si vous avez une dette d'études ou une autre dette envers la DUO. Une fois que vous vivez à l'étranger, vous communiquez vous-même votre adresse étrangère à la DUO. Si vous ne le faites pas, la DUO vous retrace par l'intermédiaire des autorités néerlandaises et étrangères, et les arriérés doivent être payés immédiatement.
• Organisez votre DigiD avant de partir. La liste de vérification pour l'émigration de Rijksoverheid recommande de télécharger l'application DigiD, d'ajouter le contrôle d'identité, d'ajouter votre numéro de mobile à votre compte, et d'activer la vérification par SMS. Le guide DigiD explique chaque étape.
• Informez vous-même l'UWV ou la SVB si vous percevez d'eux une allocation ou des allocations familiales, et informez votre fonds de pension si vous avez des droits à la pension néerlandaise.
• Votre assureur santé est informé de la désinscription via le BRP, mais demandez une confirmation écrite de la date de fin de votre police, et conservez-la.
• Tout ce qui fait l'objet d'un contrat nécessite son propre message : votre banque, votre fournisseur d'énergie et d'internet, votre bailleur, votre huisarts (médecin généraliste), votre dentiste et toute assurance autre que l'assurance santé.

La gemeente transmet les changements du BRP aux organisations autorisées à les recevoir. Rijksoverheid publie la liste des organisations qui reçoivent les données du BRP, et vous pouvez consulter la liste pour votre propre dossier sur MijnOverheid avec DigiD, sous données partagées.

Les factures de la gemeente méritent une vérification séparée. La taxe sur les déchets et les autres factures municipales annuelles changent chacune à leur manière quand vous déménagez en cours d'année, et certaines ne changent pas du tout. Le guide des taxes municipales précise quelles factures vous suivent et lesquelles restent liées à l'adresse.

L'obligation de signaler le déménagement vous incombe et ne dépend pas de l'autorisation du bailleur. Une clause « pas d'inscription » dans un contrat de location ne la supprime pas, et la gemeente peut établir où vous vivez réellement sans l'aide du bailleur. Ce que cela signifie en pratique, ce que risque le bailleur, et où signaler un bailleur qui bloque l'inscription sont expliqués dans le guide des problèmes d'inscription à l'adresse.

Apportez la déclaration de consentement du résident principal ainsi qu'une copie de sa pièce d'identité. Votre inscription fait alors de vous un membre de ce ménage pour Dienst Toeslagen. Cela peut réduire ou mettre fin au huurtoeslag de la personne chez qui vous emménagez. Cela peut aussi affecter sa bijstand (aide sociale) si elle a 27 ans ou plus. Le zorgtoeslag ne prend en compte que ses propres revenus et ceux d'un toeslagpartner (partenaire pour les allocations), donc un colocataire ne le modifie pas en soi. Faites les calculs ensemble avant la date du déménagement, car le changement parvient automatiquement à Toeslagen. Le tour d'horizon des toeslagen explique comment chaque allocation évalue un ménage.

Cette situation coûte le plus cher. Vous restez résident dans le BRP, donc les systèmes continuent de vous considérer comme vivant ici. Votre assurance santé continue de fonctionner, et la prime continue d'être facturée. Tout toeslag que vous continuez à percevoir est de l'argent que vous devrez rembourser. Le courrier à ce sujet est envoyé à une adresse où vous ne vivez plus. Contactez la gemeente où vous étiez inscrit et expliquez la situation, par e-mail ou par téléphone depuis l'étranger. Demandez ce dont elle a besoin de votre part et quelle date de départ elle peut retenir. Contactez ensuite Dienst Toeslagen et votre assureur santé séparément, car une date BRP corrigée ne règle pas à elle seule une dette de prime. Si la gemeente ne parvient pas du tout à vous joindre, elle peut ouvrir un adresonderzoek (enquête d'adresse) et vous inscrire comme vertrokken onbekend waarheen (parti, destination inconnue). Les conséquences de ce résultat sont exposées dans le guide des problèmes d'inscription à l'adresse.

La règle des 8 mois compte le temps réel d'absence. Vous restez inscrit si vous êtes à l'étranger jusqu'à 8 mois sur une période d'un an, et un briefadres (adresse de correspondance) est l'une des solutions que les gemeenten acceptent pour cette situation. Si vous êtes absent plus de 8 mois, vous vous désinscrivez, même si vous prévoyez de revenir. Si vous détenez un permis de séjour, vérifiez les limites de l'IND avant de réserver quoi que ce soit. Plus de 6 mois consécutifs hors des Pays-Bas peuvent coûter un permis ordinaire. C'est plus strict que la règle des 8 mois du BRP. Le tour d'horizon des permis de séjour explique quel permis vous détenez.

La réinscription après un séjour à l'étranger est appelée hervestiging, et elle fonctionne comme une première inscription plutôt que comme une déclaration de déménagement. Den Haag ne la traite que sur rendez-vous, tout le monde doit se présenter en personne y compris les bébés et les membres âgés de la famille, et un permis de conduire n'est pas accepté comme pièce d'identité. Apportez un passeport ou une carte d'identité valide, une preuve que vous pouvez habiter à cette adresse, et un document de séjour néerlandais valide si vous n'êtes pas citoyen de l'UE, de l'EEE ou de la Suisse. L'inscription est gratuite, et Den Haag la traite en environ 4 semaines. Prenez rendez-vous avant de prendre l'avion, car l'inscription n'est possible que sur rendez-vous et les délais diffèrent selon la gemeente. Le guide du BSN et de l'inscription à la gemeente détaille les documents nécessaires. Vous devrez aussi souscrire à nouveau une assurance santé néerlandaise une fois que vous vivez ici ; le guide de l'assurance santé couvre le délai et l'amende pour absence d'assurance.