MijnOverheid et la Berichtenbox : la boîte postale numérique du gouvernement, et comment ne rater aucune échéance

À un moment donné après votre inscription aux Pays-Bas, votre courrier officiel cesse d'arriver sur papier. Le fisc, votre commune et d'autres organismes vous font basculer vers le courrier numérique. Ces lettres arrivent à un seul endroit : la Berichtenbox (boîte de messages) au sein de MijnOverheid, le portail personnel du gouvernement. Les lettres elles-mêmes n'arrivent jamais dans votre e-mail habituel. Si vous ne vous êtes jamais connecté, les messages sont quand même considérés comme remis, et les échéances qu'ils contiennent continuent de courir. Ce guide explique ce que contient MijnOverheid, quels organismes y envoient du courrier, le réglage unique qui vous évite de rater quoi que ce soit, et les problèmes les plus courants.

MijnOverheid est géré par Logius, le service d'administration numérique du ministère de l'Intérieur. Si vous avez 14 ans ou plus et un BSN (numéro de service citoyen), vous avez un compte MijnOverheid. Vous ne l'avez pas demandé et vous ne pouvez pas l'annuler. Vous pouvez seulement le laisser inutilisé. C'est la principale cause des problèmes décrits plus bas. Vous vous connectez avec DigiD, ou avec une connexion approuvée par l'UE au titre d'eIDAS (les règles européennes pour l'identification électronique reconnue) si vous en avez une provenant d'un autre État membre. Lors de votre première connexion, vous activez le compte en indiquant une adresse e-mail et en réglant vos préférences.

Lopende zaken est en train d'être remplacé par un nouveau service appelé MijnZaken, donc le nom dans votre menu peut différer de celui des instructions plus anciennes. Les deux affichent le statut de vos dossiers. Aucun des deux ne contient votre courrier.

La Berichtenbox est votre boîte aux lettres personnelle et sécurisée pour le courrier numérique du gouvernement. Les organismes publics n'envoient pas ce courrier par e-mail ordinaire. Parmi les expéditeurs connectés figurent le Belastingdienst, les communes, le Kadaster et l'UWV. La liste publique des organismes connectés s'étale sur 24 pages et inclut des organismes fiscaux régionaux et des registres professionnels. Tous les organismes gouvernementaux ne sont pas encore connectés, donc le courrier numérique ne remplace jamais totalement votre boîte aux lettres.

Vous choisissez, organisme par organisme, s'il est autorisé à vous envoyer du courrier numérique. Ce choix se trouve dans Instellingen puis Organisaties Berichtenbox (la liste des organismes de la Berichtenbox). Deux points importants ici :

• Si vous activez un organisme, vous cessez normalement de recevoir ce courrier sur papier. Ce courrier n'arrive alors plus que sous forme numérique.
• Certains organismes envoient tout des deux façons, d'autres uniquement en numérique, et d'autres encore uniquement sur papier. Chaque organisme décide de son côté, donc la répartition évolue avec le temps sans que vous n'ayez rien à faire.

Le Belastingdienst est l'exemple le plus clair d'un organisme en pleine transition. Il passe au numérique par étapes, en commençant par les lettres relatives à l'impôt sur le revenu, les autres lettres suivant plus tard. Pendant cette transition, une partie de son courrier est numérique et une partie reste sur papier. Si vous ne faites rien, vous continuez à recevoir du papier de sa part. Si vous passez au numérique, vous pouvez revenir au papier à tout moment.

La remise dans votre Berichtenbox équivaut à un courrier recommandé, et les organismes peuvent y envoyer des décisions ayant un effet juridique (beschikkingen). Seuls les messages que la loi impose de faire remettre en personne par un huissier restent en dehors de ce système. La plupart des lettres officielles néerlandaises contiennent une décision et une date. Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision d'un organisme public, vous disposez de 6 semaines pour faire opposition (bezwaar). Ce délai de 6 semaines court à partir de la date à laquelle la décision est annoncée, c'est-à-dire la date figurant sur la lettre. Il ne s'interrompt pas en attendant que vous ouvriez le message. Un avis d'imposition, une demande de remboursement d'allocation ou un refus de permis resté non lu dans votre Berichtenbox pendant deux mois a déjà consommé la majeure partie du délai d'opposition.

L'organisme expéditeur ne peut pas voir si vous avez lu le message. MijnOverheid n'informe pas les organismes de l'ouverture ou de la suppression d'un message. Personne ne remarque donc que vous l'avez manqué, et personne ne vous relance. Il existe une exception : un message avec accusé de réception (bezorgbevestiging). Avec ce type de message, l'expéditeur reçoit une seule notification lorsque vous vous êtes connecté à la Berichtenbox et que vous pouvez ouvrir le message. Cela ne lui indique toujours pas si vous l'avez réellement lu.

C'est pourquoi la notification par e-mail est le réglage le plus important de tous. Elle envoie un e-mail à votre boîte de réception habituelle à chaque nouveau message, ainsi qu'un rappel pour les messages non ouverts. Deux points à comprendre à propos de cet e-mail :

• L'e-mail vous informe seulement qu'un message est arrivé. L'e-mail ne contient jamais la lettre, un montant ou un lien vers le contenu. Vous devez toujours vous connecter avec DigiD pour le lire. Tout e-mail qui vous montre directement le contenu, ou qui vous demande de vous connecter via un lien, ne provient pas de MijnOverheid.
• Il provient de noreply@mijn.overheid.nl. Ajoutez cette adresse à votre liste d'expéditeurs sûrs, car ces e-mails finissent sinon dans les indésirables et vous n'êtes alors informé de rien.

Il existe une application officielle Berichtenbox pour téléphones et tablettes. Elle fonctionne sous iOS à partir de la version 15 et sous Android à partir de la version 7.0. Ne la téléchargez que depuis l'Apple App Store ou Google Play. Pour l'utiliser, vous avez besoin d'un compte MijnOverheid activé et de l'application DigiD. Vous pouvez l'installer sur plusieurs appareils à la fois. Activez les notifications push dans l'application ainsi que la notification par e-mail sur le site, afin d'être averti deux fois. L'application ne permet pas deux choses : vous ne pouvez pas y modifier vos préférences d'organismes, et vous ne pouvez pas y lire les messages d'une personne qui vous a donné procuration (une machtiging). Ces deux opérations passent par le site MijnOverheid.

Vous n'avez pas besoin d'un numéro de téléphone néerlandais pour lire votre courrier. L'application DigiD fonctionne à l'étranger une fois activée. La vérification par SMS est la méthode qui dépend d'un téléphone pouvant encore recevoir des textos néerlandais. Le conseil de DigiD pour les personnes qui déménagent à l'étranger est de préparer les deux avant le départ : installer l'application et ajouter le contrôle d'identité, et ajouter votre numéro de mobile et activer la vérification par SMS. Faire cela plus tard, depuis l'étranger, est beaucoup plus difficile. Si votre DigiD est lié à un numéro que vous n'utilisez plus, changez-le tant que vous pouvez encore vous connecter. Le guide DigiD traite en détail de l'activation, de l'application et du contrôle par SMS.

La section Persoonsgegevens affiche ce que les registres du gouvernement détiennent sur vous. Cela inclut votre inscription au BRP, la valeur WOZ d'un bien que vous possédez, les données du Kadaster et les étiquettes énergétiques. Lisez une fois attentivement votre inscription au BRP. Presque tous les autres organismes reprennent votre nom, votre date de naissance, votre nationalité et votre adresse à partir de là. Une faute d'orthographe commise lors de votre inscription se propage dans votre assurance maladie, votre dossier fiscal et vos relevés bancaires.

MijnOverheid se contente d'afficher les données. Il ne peut pas les corriger. Pour corriger quelque chose, contactez l'organisme propriétaire du registre. Pour les données du BRP, il s'agit de votre commune. Signalez d'abord l'erreur à l'organisme où vous l'avez constatée, car c'est là qu'elle doit être corrigée. Si vous ne savez pas quel organisme détient la donnée, ou si l'organisme ne peut pas résoudre le problème, signalez-le au Meldpunt Fouten in Overheidsregistraties (guichet de signalement des erreurs dans les registres publics). Il propose un formulaire en ligne pour les particuliers et vous met en contact avec le bon organisme. Conservez la confirmation, car la correction doit se propager vers tous les organismes ayant déjà repris la valeur erronée.

Cet échec a plusieurs causes courantes. MijnOverheid n'a pas d'adresse e-mail pour vous, ou en a une ancienne. Les notifications sont désactivées. Votre boîte de réception était pleine. Le message est allé dans les indésirables. Ou la notification est allée vers une adresse partagée avec une autre personne du foyer, et a été lue comme le courrier de cette personne. Vérifiez l'adresse dans Instellingen par rapport à l'e-mail que vous consultez réellement chaque jour, et non celle que vous avez utilisée lors de votre première inscription aux Pays-Bas.

Les partenaires saisissent souvent la même adresse e-mail sur leurs deux comptes. Les e-mails de notification se ressemblent alors, et on pense naturellement que l'un des deux a reçu du courrier. En réalité, chacun reçoit sa propre notification. Si vous voyez un e-mail mais ne trouvez rien de nouveau dans votre Berichtenbox, le message se trouve généralement dans la boîte de votre partenaire. Deux autres causes produisent le même symptôme : vous aviez déjà ouvert le message, ou une personne disposant d'une procuration sur votre compte l'a ouvert la première. Donnez à chaque personne sa propre adresse e-mail si possible. Chaque compte MijnOverheid est personnel, et il n'existe pas de boîte de réception partagée pour un couple.

Votre compte est créé automatiquement. Il existe que vous l'ayez déjà utilisé ou non, et vous ne pouvez pas le désactiver. Les messages restent stockés dans la Berichtenbox sauf si vous les supprimez vous-même, donc rien de ce que vous avez manqué n'est perdu. Connectez-vous et lisez à partir du message le plus ancien. Traitez en priorité tout ce qui contient une date. Si un délai d'opposition est déjà dépassé, contactez directement l'organisme expéditeur et expliquez-vous par écrit, le jour même. MijnOverheid lui-même ne peut pas vous aider sur le contenu d'un message. Toute question sur une lettre doit être adressée à l'organisme qui l'a envoyée.

Le courrier gouvernemental est en néerlandais. La Berichtenbox ne le traduit pas. Les messages sont généralement des pièces jointes PDF, vous pouvez donc copier le texte dans un outil de traduction ou photographier la page. Repérez d'abord trois éléments : la date en haut, un éventuel montant, et le paragraphe proche de la fin commençant par « bezwaar » ou « binnen zes weken ». Ce paragraphe indique le délai et où envoyer une opposition. Si une lettre concerne votre obligation d'intégration (inburgering), les lettres du DUO et le portail Mijn Inburgering fonctionnent séparément de MijnOverheid ; voir Mijn Inburgering et que faire d'une lettre du DUO.

Votre compte MijnOverheid ne peut pas être annulé, il continue donc d'exister après votre départ, et les organismes avec lesquels vous avez encore une relation peuvent continuer à lui envoyer du courrier. Cela compte si vous devez encore de l'impôt ou en attendez un, ou si vous possédez encore un bien ici. Avant de partir, assurez-vous de pouvoir vous connecter depuis l'étranger : installez l'application DigiD pendant que votre numéro néerlandais fonctionne encore, et indiquez une adresse e-mail valide dans Instellingen. Perdre l'accès à DigiD ne supprime pas votre courrier. Cela signifie simplement que vous ne pourrez pas le lire tant que vous n'aurez pas rétabli la connexion.

La Berichtenbox pour les particuliers et la Berichtenbox pour les entreprises sont deux services distincts. Celle des entreprises concerne les sociétés, celle des particuliers vous concerne en tant que personne privée. Si vous êtes ZZP'er (indépendant sans personnel), vérifiez les deux. Le guide ZZP traite du côté KVK (Kamer van Koophandel, la chambre de commerce) et BTW (taxe sur la valeur ajoutée).

Deux guides prolongent celui-ci. Le guide DigiD explique comment obtenir et conserver la connexion qui donne accès à tout cela. La check-list des 90 premiers jours situe MijnOverheid aux côtés de votre BSN, de votre assurance maladie et de votre compte bancaire.