MijnOverheid e a Berichtenbox: a caixa de correio digital do governo, e como não perder um prazo

Em algum momento depois de você se registrar na Holanda, sua correspondência oficial para de chegar em papel. A repartição fiscal, seu município e outros órgãos passam a te enviar correspondência digital. Essas cartas vão para um único lugar: a Berichtenbox (caixa de mensagens) dentro do MijnOverheid, o portal pessoal do governo. As cartas em si nunca chegam no seu e-mail normal. Se você nunca fez login, as mensagens ainda contam como entregues, e os prazos nelas continuam correndo. Este guia explica o que o MijnOverheid contém, quais organizações enviam correspondência por lá, a única configuração que evita que você perca algo, e os problemas mais comuns.

O MijnOverheid é administrado pela Logius, o serviço de governo digital do Ministério do Interior. Se você tem 14 anos ou mais e um BSN (número de cidadão), você tem uma conta MijnOverheid. Você não a solicitou e não pode cancelá-la. Só pode deixá-la sem uso. Essa é a principal causa dos problemas descritos abaixo. Você entra com DigiD, ou com um login aprovado pela UE sob o eIDAS (as regras da UE para identificação eletrônica reconhecida) se você tiver um de outro país-membro. Na primeira vez que você entra, ativa a conta informando um endereço de e-mail e definindo suas preferências.

O Lopende zaken está sendo substituído por um serviço mais novo chamado MijnZaken, então o nome no seu menu pode ser diferente do usado em instruções mais antigas. Ambos mostram o status dos seus processos. Nenhum dos dois guarda sua correspondência.

A Berichtenbox é sua caixa de correio pessoal e segura para correspondência digital do governo. Os órgãos governamentais não enviam essa correspondência por e-mail comum. Remetentes conectados incluem o Belastingdienst, os municípios, o Kadaster e o UWV. A lista pública de organizações conectadas tem 24 páginas e inclui órgãos tributários regionais e registros profissionais. Nem toda organização governamental já está conectada, então a correspondência digital nunca substitui totalmente sua caixa de correio física.

Você escolhe, por organização, se ela pode te enviar correspondência digital. Essa escolha fica em Instellingen e depois Organisaties Berichtenbox (a lista de organizações da Berichtenbox). Dois detalhes importam aqui:

• Se você ativar uma organização, normalmente você para de receber aquela correspondência em papel. Ela então só chega digitalmente.
• Algumas organizações enviam tudo dos dois jeitos, algumas só enviam digitalmente, e algumas ainda só enviam em papel. Cada organização decide, então a combinação muda ao longo do tempo sem que você faça nada.

O Belastingdienst é o exemplo mais claro de um órgão no meio dessa transição. Ele está migrando para o digital em etapas, começando pelas cartas de imposto de renda, e outras cartas seguem depois. Durante a mudança, parte da correspondência é digital e parte ainda é em papel. Se você não fizer nada, continua recebendo papel deles. Se você mudar para digital, pode voltar para papel a qualquer momento.

A entrega na sua Berichtenbox conta como correspondência registrada, e as organizações podem enviar decisões com efeito jurídico (beschikkingen) por esse meio. Só ficam fora dela as mensagens que a lei exige que um oficial de justiça entregue pessoalmente. A maioria das cartas oficiais holandesas contém uma decisão e uma data. Se você discordar de uma decisão de um órgão do governo, você tem 6 semanas para apresentar uma objeção (bezwaar). São 6 semanas a partir da data em que a decisão é anunciada, que é a data na carta. O prazo não espera até você abrir a mensagem. Uma avaliação de imposto, uma cobrança de devolução de benefício ou uma recusa de permissão que fica sem ser aberta na sua Berichtenbox por dois meses já consumiu a maior parte do período de objeção.

A organização remetente não consegue ver se você leu a mensagem. O MijnOverheid não informa às organizações se você abriu ou apagou uma mensagem. Então ninguém percebe que você perdeu algo, e ninguém cobra você. Há uma exceção: uma mensagem com confirmação de entrega (bezorgbevestiging). Nesse tipo, o remetente recebe uma única notificação quando você entra na Berichtenbox e consegue abrir a mensagem. Ainda assim, isso não conta nada sobre se você realmente a leu.

É por isso que a notificação por e-mail é a configuração mais importante de todas. Ela envia um e-mail para sua caixa de entrada normal toda vez que chega uma nova mensagem, além de um lembrete sobre mensagens que você não abriu. Duas coisas para entender sobre esse e-mail:

• O e-mail só te diz que uma mensagem chegou. Ele nunca contém a carta em si, um valor ou um link para o conteúdo. Você ainda precisa entrar com DigiD para lê-la. Qualquer e-mail que mostre o conteúdo diretamente, ou peça para você entrar por um link, não é do MijnOverheid.
• Ele vem de noreply@mijn.overheid.nl. Adicione esse endereço à sua lista de remetentes seguros, porque, caso contrário, esses e-mails caem no spam e você não fica sabendo de nada.

Existe um aplicativo oficial da Berichtenbox para celulares e tablets. Ele roda no iOS a partir da versão 15 e no Android a partir da versão 7.0. Baixe-o apenas na Apple App Store ou no Google Play. Para usá-lo, você precisa de uma conta MijnOverheid ativada e do aplicativo DigiD. Você pode instalá-lo em vários dispositivos ao mesmo tempo. Ative as notificações push dentro do aplicativo, além da notificação por e-mail no site, para ser avisado duas vezes. Duas coisas que o aplicativo não faz: você não consegue mudar suas preferências de organização nele, e não consegue ler as mensagens de alguém que te autorizou (uma machtiging). Ambas as tarefas passam pelo site do MijnOverheid.

Você não precisa de um número de celular holandês para ler sua correspondência. O aplicativo DigiD funciona no exterior uma vez ativado. A verificação por SMS é o método que depende de um celular que ainda consiga receber mensagens de texto holandesas. A própria orientação do DigiD para quem se muda para o exterior é organizar as duas coisas antes de partir: instalar o aplicativo e adicionar a verificação de identidade, e adicionar seu número de celular e ativar a verificação por SMS. Fazer isso depois, do exterior, é muito mais difícil. Se seu DigiD estiver vinculado a um número que você não usa mais, mude-o enquanto ainda consegue entrar. O guia do DigiD cobre a ativação, o aplicativo e a verificação por SMS por completo.

A seção Persoonsgegevens mostra o que os registros do governo têm sobre você. Isso inclui seu registro no BRP, o valor WOZ de um imóvel que você possui, dados do Kadaster e etiquetas energéticas. Leia seu registro no BRP uma vez, com atenção. Quase todo outro órgão copia seu nome, data de nascimento, nacionalidade e endereço dali. Um erro de grafia cometido no seu registro se espalha para o seu seguro-saúde, seu arquivo fiscal e seus registros bancários.

O MijnOverheid apenas exibe os dados. Ele não pode corrigi-los. Para corrigir algo, entre em contato com a organização dona do registro. Para dados do BRP, isso é o seu município. Reporte o erro primeiro à organização onde você o notou, porque é ali que ele precisa ser corrigido. Se você não sabe qual organização tem o dado, ou a organização não consegue resolver, reporte ao Meldpunt Fouten in Overheidsregistraties (ponto de reclamação para erros em registros governamentais). Ele tem um formulário on-line para cidadãos e te coloca em contato com o órgão certo. Guarde a confirmação, porque a correção precisa chegar a todo órgão que já copiou o valor errado.

Essa falha tem algumas causas comuns. O MijnOverheid não tem um endereço de e-mail seu, ou tem um antigo. As notificações estão desativadas. Sua caixa de entrada estava cheia. A mensagem caiu no spam. Ou a notificação foi para um endereço que você compartilha com outra pessoa da família, e foi lida como correspondência dela. Confira o endereço em Instellingen e compare com o e-mail que você realmente abre todo dia, não o que você usou quando se registrou pela primeira vez na Holanda.

Parceiros costumam colocar o mesmo endereço de e-mail nas duas contas. Os e-mails de notificação então parecem idênticos, e a leitura óbvia é que um de vocês tem correspondência. Na verdade, cada um recebe uma notificação. Se você vê um e-mail mas não encontra nada novo na sua Berichtenbox, a mensagem geralmente está na caixa do seu parceiro ou parceira. Duas outras causas têm o mesmo sintoma: você já tinha aberto a mensagem, ou alguém com autorização para sua conta a abriu primeiro. Dê a cada pessoa seu próprio endereço de e-mail, se possível. Cada conta MijnOverheid é pessoal, e não existe uma caixa de entrada compartilhada para um casal.

Sua conta é criada automaticamente. Ela existe independentemente de você já tê-la usado, e você não pode desativá-la. As mensagens ficam armazenadas na Berichtenbox a menos que você mesmo as apague, então nada do que você perdeu está de fato perdido. Entre e leia a partir da mensagem mais antiga. Trate primeiro de qualquer coisa que contenha uma data. Se um período de objeção já passou, entre em contato diretamente com a organização remetente e explique, por escrito, no mesmo dia. O próprio MijnOverheid não consegue ajudar com o conteúdo de nenhuma mensagem. Toda dúvida sobre uma carta vai para o órgão que a enviou.

A correspondência do governo é em holandês. A Berichtenbox não traduz. As mensagens costumam vir como anexos em PDF, então você pode copiar o texto para uma ferramenta de tradução ou fotografar a página. Procure três coisas primeiro: a data no topo, algum valor, e o parágrafo perto do final que começa com 'bezwaar' ou 'binnen zes weken'. Esse parágrafo informa o prazo e para onde enviar uma objeção. Se uma carta disser respeito à sua obrigação de inburgering, as cartas da DUO e o portal Mijn Inburgering funcionam separadamente do MijnOverheid; veja Mijn Inburgering e o que fazer com uma carta da DUO.

Sua conta MijnOverheid não pode ser cancelada, então ela continua existindo depois que você se muda, e os órgãos com quem você ainda tem relação podem continuar enviando correspondência para ela. Isso importa se você ainda deve ou espera imposto, ou ainda possui um imóvel aqui. Antes de partir, garanta que consegue entrar do exterior: instale o aplicativo DigiD enquanto seu número holandês ainda funciona, e coloque um endereço de e-mail funcional em Instellingen. Perder o acesso ao DigiD não apaga sua correspondência. Só significa que você não consegue lê-la até restaurar o login.

A Berichtenbox para cidadãos e a Berichtenbox para empresas são dois serviços diferentes. A empresarial é para empresas, e a de cidadão é para você como pessoa física. Se você é um ZZP'er (autônomo sem funcionários), confira as duas. O guia ZZP cobre o lado da KVK (Kamer van Koophandel, a Câmara de Comércio) e do BTW (imposto sobre valor agregado).

Dois guias continuam a partir daqui. O guia do DigiD cobre como obter e manter o login que abre tudo isso. O checklist dos primeiros 90 dias coloca o MijnOverheid em ordem ao lado do seu BSN, seguro-saúde e conta bancária.